Модуль «Склад»

Завгар Онлайн — оптимальный инструмент складского учёта запасных частей, жидкостей и расходников для автопарков любого профиля и размера.

Продукт «Завгар Онлайн» — это синергия нашего опыта внедрения IT-продуктов для транспорта и результат выявленных болей руководителей и главных механиков, с которыми мы проводили опросные интервью перед запуском. Почти во всём наши Клиенты были едины. Беды у всех одни, как и способы управления автопарком (журналы, excel). Яблоком раздора стал склад.

Одни говорят, что для них важно держать основные складские позиции в наличии, другие покупают запчасти под конкретный ремонт или обслуживание.

Для первых важно:

  1. Максимально детальная информация о каждой позиции товара (артикульный номер, названием, производитель, поставщик, место хранения на складе).
  2. Актуальная информация об остатках.
  3. Напоминание о приближении критического остатка позиции на складе.
  4. Отслеживание все цепочки от момента поставки, до фактической установки на ТС.

Для вторых:

  1. Максимально быстрое добавление запасных частей, с автоматическим списанием под заказ-наряд на работы.
  2. Отслеживание максимально возможной информации (цена з/ч, артикул, поставщик) с момента установки з/ч на транспортное средство.

Нами было придумано решение, которое поможет наладить складской учёт и первым и вторым.

Как вести складской учёт в системе Завгар Онлайн?

Данный блок для компаний, которые владеют складскими запасами запасных частей, жидкостей и расходников, ведут складской учёт.

Внимание!!! Списание запчастей осуществляется непосредственно при осуществлении ремонта или обслуживания в модуле «Заказ-наряды».

Перейдите в раздел «Склад» → «Список запчастей»

Модуль Склад в системе Завгар Онлайн

Какие данные отображаются в данном списке?

  1. Наименование запчасти, технической жидкости или материала;
  2. Категория, к которой относится данный товар;
  3. Производитель товара и артикульный номер запчасти;
  4. Стоимость за 1 ед. (шт., л., м. и т.д.);
  5. Количество единиц продукции на остатке (при наведении отображается наименование склада);
  6. Кнопка перехода в карточку товара на складе;
  7. Возможность быстрого добавления единицы продукции на склад.

Фильтрация запчастей осуществляется по:

  • Категориям з/ч (они создаются пользователями в разделе «Настройки» → «Категории» , например, разбитие по узлам ТС);
  • Производителям з/ч (они создаются пользователями в разделе «Настройки» → «Производители»)

Список запчастей в системе Завгар Онлайн

Быстрое изменение количества запчастей на складе (покупка, списание, брак и т.д.)

  1. Нажмите на кнопку «Действия» напротив наименования запчасти;
  2. Выберите и кликните «Обновить количество»;
  3. Всплывает наименование склада и текущее количество, кликните на это поле.

Открывается карточка корректировки количества:

Укажите количество добавляемой продукции в колонке «Регулировать кол-во» → выберите причину изменения кол-ва (например, покупка) → нажмите «Применить»

 

Добавление нового наименования запасной части.

 

Внимание!!! Данный модуль в первую очередь создан для добавления новых наименований запчастей. Пожалуйста, перед добавлением новой, через фильтры проверьте не создавались ли ранее подобные наименования. Если Вам необходимо добавить необходимое количество запчастей ранее внесённого наименования, ознакомьтесь с этим разделом документации.

Перейдите в раздел «Склад» → «Список запасных частей»,  кликните на кнопку «Добавить»

Добавление запчастей в систему Завгар Онлайн

Для добавления нового наименования запасной части:

  1. Введите наименование запасной части. То, как Вам будет удобно видеть наименование в списке;
  2. Укажите артикульный номер производителя;
  3. Укажите единицу измерения товарной позиции. Например, шт. , литры и т.п.;
  4. Введите внутренний артикул (например инвентарный номер, используемый на предприятии). Это необязательное поле, можно пропустить;
  5.  Укажите производителя запасной части или пр. единицы продукции, используемой при ремонте или обслуживании (для добавления производителей з/ч перейдите: «Настройки» → «Производитесь» → «Добавить производителя»);
  6. Укажите Категорию. Категорирование создано для удобной группировки и формирования отчётности. Например, по типу техники , типу з/ч или узлу ТС. Основные категории уже внесены, в случае отсутствия необходимой Вам добавьте новую категорию з/ч. Перейдите: «Настройки» → «Категория» → «Добавить категорию». → Зафиксируйте текущую цену за единицу продукции. В будущем она может быть изменена при списании на конкретный заказ-наряд или при покупке з/ч);
  7. Разместите фотографию товарной позиции;
  8. Укажите место хранения галочкой «Укажите место хранения»;
  9. Далее указываем ряд, ряд и полку хранения (если такая детальная статистика не нужна, укажите во всех пунктах «1»);
  10. В случае , если товар уже есть в наличии и его необходимо приходовать на склад, поставьте галочку напротив «Инвентаризировать место хранения» и укажите количество единиц продукции, которые уже есть на складе;
  11. Если необходимо уведомление о приближении минимального остатка по данной позиции товара на складе, отметьте галочку напротив «Уведомлять при снижении до». При наступлении факта достижения указанного остатка ответственному лицу поступит уведомление.
  12. Загрузите все документы и пр. файлы по данной запчасти, которые для Вас важно хранить (документы, сертификаты, допуски и т.п.)

Добавление запчастей в систему Завгар Онлайн 1

Добавление запчастей в систему Завгар Онлайн 2

Списание запасных частей на конкретный ремонт или обслуживание производится через «Заказ-наряды», модуля «Сервис».

Заказ запчастей

Модуль «Заказ запчастей» создан для возможности детального анализа всей цепочки, от момента потребности, до установки заказанной з/ч на транспортное средство. Доступ к информации зависит от прав, распределяемых администратором. В философии продукта «Завгар Онлайн» при заказ запчастей осуществляется в 4 этапа:

  1. Создание заявки на покупку — статус «открытые». Создаётся при добавлении нового заказа. Конечная задача — подтверждение ответственным лицом необходимости заказа данной запчасти, путём нажатия кнопки «Подтвердить»

2. Фактическая оплата одобренных заявок (для удобства при создании заявки, лицо владеющее максимальными правами может сразу и утвердить заявку) — статус «одобренные». Для подтверждения факта оплаты перейдите в карточку заказа и нажмите на кнопку «Приобретено»

3. Подтверждение факта получения товара на склад — статус «полученные». Для подтверждения перейдите в раздел «Полученные», перейдите в карточку заказа запчасти, нажмите на кнопку «Отправить на склад», открывается окно приходования товара. Введите фактически полученное количество, «Сохранить».

4. В этой же карточке заказа можно закрыть заказ, нажав на кнопку «Закрыть заказ». После нажатия данные заказ перейдёт на этап «Закрытые».

Нажимая на статус (открытые, одобренные, полученные, закрытые) Вы переходите в список запчастей находящихся в данном статусе.

Бизнес-процесс при использовании модуля «Заказ запчастей»

Для эффективной работы данного модуля Вам необходимо расписать свой текущий бизнес-процесс и определить:

  1. Кто из пользователей должен создавать заявки на приобретение?
  2. Кто из пользователей имеет право утверждать такие заявки?
  3. Как блок бухгалтерии и финансов будет получать информацию о необходимости оплаты?
  4. Кто из пользователей должен подтверждать факт прихода товара на склад?

Далее, ответственные за каждый блок, периодически просматривают соответствующие блоки, принимают решения, получают уведомления.

Как создать новый заказ на запчасть?

Для создания заказа на з/ч, перейдите в раздел «Склад» → «Заказ запчастей» → «Добавить»

Добавление заказа запчасти в системе Завгар Онлайн

Открывается карточка добавления:

Выберите поставщика, у которого планируется закупка → Укажите место будущего хранения з/ч → Выберите ярлык, группирующий з/ч → Выберите наименование з/ч, их стоимость и количество (предварительно з/ч должны быть добавлены «Склад» → «Список запасных частей»,  кликните на кнопку «Добавить») → правее указываем размер скидки, стоимость доставки и налоговую ставку  (если они есть) → В описании укажите всю информацию, характеризующую данный заказ. Она пригодится ответственному за утверждение данной заявки → Подгрузите счёт, накладную или чек → Нажмите в правом верхнем углу «Сохранить» или «Сохранить и подтвердить (если человек создающий заявку и утверждающий её одно и тоже лицо).

Добавление заказа запчастей в системе Завгар Онлайн

Если добавление и утверждением заявок занимаются разные люди открытых заявках перейдите в карточку заявки и а правом нижнем углу нажмите «Подтвердить»

Подтверждение Заявки на заказ запчасти в системе Завгар Онлайн

Далее переходим в карточку заказа раздела «Одобренные» и после получения товара нажимаем на «приобретено».

Подтверждение заявки при заказе запчастей в системе Завгар Онлайн

Далее переходим в карточку заказа раздела «Полученные» и нажимаем на кнопку «Отправить на склад» → открывается меню приходывания з/ч на склад → нажмите галочку под словом «Получить» и укажите какое количество единиц приобретённого товара будет приходовано на склад → Заявка попадает в раздел «Закрытые», з/ч поступают на склад в указанном количестве.

Закрытие заявки на заказ запчастей в системе Завгар Онлайн

Карточка запчасти

Каждый единица продукции на складе имеет свою карточку в системе. И запасные части, и расходные материалы, и технические жидкости и пр. материалы классифицируются в системе как «запчасти». В карточке запчасти отображена вся информация по ней: артикульный номер, производитель, перемещения и пр. Для перехода в карточку нажмите на значок «глаз»:

В карточке запчасти отображается следующая информация:

  1. Общая информация о запчасти;
  2. Категория, к которой относится данная запчасть;
  3. Информация о производителе запчасти;
  4. Место хранения запчасти с остатками на текущий момент;
  5. Активность, т.е. все перемещения данного позиции запчасти;
  6. Фото и пр. файлы о данной запчасти;
  7. Кнопка перехода в режим редактирования.

Здесь же можно пополнить склад, в случае покупки запчасти или переместить товар с одного на другой склад.

Как обновить количество запчастей?

В карточке запчасти нажмите на кнопку «Обновить»

Укажите количество добавляемой продукции в колонке «Регулировать кол-во» → выберите причину изменения кол-ва (например, покупка) → нажмите «Применить»

Как переместить товар с одного склада на другой?

1. Выберите наименование склада, с которого будет оформлено перемещение;

2. Укажите количество перемещаемой продукции;

3. Выберите склад , на который продукция будет перемещена;

4. Укажите причину (все типы причин перемещения необходимо создать в модуле настройки). Ниже можно в свободной форме дать комментарий по перемещению.

5. Нажмите кнопку «Применить», для сохранения данных.

Быстрое добавление и списание запасных частей, жидкостей и расходников под заказ-наряд (складской учёт не ведётся).

Возвращаясь к опросному интервью, не малое количество компаний заявило, что запчасти, жидкости и расходные материалы они покупают под конкретный ремонт и обслуживание. Давайте разберём практический пример. Необходимо заменить подшипник промежуточного вала, купленный конкретно под этот ремонт. Запасные части при ремонте учитываются и списываются исключительно в подразделе модуля «Сервис» → «Заказ-наряды». Про создание заказ-наряда подробно расписано в разделе документации «Модуль Сервис».

Итак, практический пример следующий:

  1. Предприятие не ведёт складского учёта и покупает запасные части, расходники и жидкости под конкретный ремонт или обслуживание.
  2. Сейчас требуется замена подшипника поперечного вала, как видно на картинке ниже, в списке доступных (добавленных) з/ч его нет.
  3. Для быстрого добавления, ответственный за транспорт переходит на вкладку «Запчасти» заказ-наряда и кликает на значок +, справа от строки поиска запасных частей. 
  1. Вводим название запасной части, жидкости или расходника. В этом случае это «Подшипник поперечного вала».
  2. Вводим стоимость, за которую мы приобрели «Подшипник поперечного вала», в данном случае это 412 р. 
  3. Указываем категорию, к которой данный товар относится. В данном случае на предприятии он относится к категории «Расходники» (для добавления категорий перейдите в раздел «Настройки» → «Категории запчастей»).
  4. Указываем производителя добавляемого продукта. По умолчанию стоит категория No name (для добавления производителей перейдите в раздел «Настройки» → «Производители»). В данном случае это SKF.
  5. Укажите склад хранения. Если складской учёт не налажен ни в каком виде, просто создайте Склад №1 и во всех случаях указывает его.
  6. Выберите единицу измерения добавляемого товара (например, шт. литры, метры и т.п.)
  7. Нажмите «Добавить». Запасная часть успешно добавлена в список запчастей, списана под данный заказ-наряд.  

Обновлено 27.04.2020

Похожие статьи