“Завгар Онлайн” – система автоматизации проведения процедуры технического обслуживания и ремонта транспортных средств для корпоративных автопарков.

Модуль «Сервис» создан для управления техническим обслуживанием и ремонтами объектов. Отсутствие контроля расходов на данные работы приводит не только к прямым убыткам компании (в виде хищения и продажи з/ч, простоя техники и т.п.), но и в целом переводит транспортный участок в категорию «неуправляемый». Вовремя не сделанное плановое ТО приводит к значительным поломкам техники, увеличивает стоимость эксплуатации, что негативно сказывается на конечной стоимости реализуемого продукта. При текущем уровне конкуренции и постоянно увеличивающихся затратах на содержание автопарка (цены на ГСМ, запчасти и работы в сервисе ,к сожалению, не снижаются), ведение затрат на ТО и ремонты в табличке или блокноте, может привезти к банкротству компании.

Модуль «Сервис» в системе «Завгар Онлайн» – современный инструмент автоматизации процесса технического обслуживания и ремонтов. Он состоит из:

1. Сервисные записи. Простая версия учёта затрат на ТО , з/ч и ремонты. Учёт по факту выполнения работ. Быстрое добавление информации, без возможности контроля статуса выполнения, добавления запасных частей.
2. Заказ-наряды. «Идеальная» версия модуля «Сервисные записи». Детализированный учёт всех работ, списание запасных частей со склада в привязке к конкретному ТС, планирование ТО и ремонтов, контроль статуса его выполнения.
3. Сервисные задачи. Перечень всех типов сервисных работ, которые только могут быть произведены во всём автопарке. Сервисные записи являются основой сервисных записей, заказ-нарядов и сервисных напоминаний.   

Это было резюме по основным подразделам, ниже детальная инструкция по каждому из подразделов.

Сервисные записи.

Сервисные записи – это ключевая сущность электронной сервисной книги ТС. Она создаётся и при формировании заказ-наряда.

В основном меню перейдите в раздел «Сервис» → «Сервисные записи». Открывается список всех сервисных напоминаний по Вашему автопарку. Администратор видит все сервисные записи, другие пользователи только те, в которых они являются ответственными.

Список сервисных записей можно фильтровать по:

1. Названию ТС;
2. Названию сервисной задачи (например, замена масла, диагностика ходовой части или ремонт лобового стекла);
3. Дата создания сервисной записи.

При желании можно использовать более сложную фильтрация, кликнув на кнопку «Ещё», дополнительное меню отобразиться в правой части экрана.

Карточка сервисной записи.

Каждая сервисная запись имеет свою карточку. В ней хранится вся информация по ней. Когда она была создана, кем, какие работы выполнялись, сколько они стоили и т.д. Для перехода в карточку нажмите на значок «глаз», напротив сервисной записи:

В карточке сервисной записи отображается следующая информация:

1. Марка/модель ТС;
2. Г/Н ТС;
3. VIN номер ТС;
4. Год выпуска ТС;
5. Статус ТС (в работе, на ремонте, консервация и т.д.);
6. Группа к которой относится данное ТС;
7. Тип ТС, согласно внутренней классификации;
8. Описание сервисных работ , выполненных в рамках данной записи;
9. Итоговая стоимость, с учётом скидок и налогов;
10. Дата и время начала и завершения данной сервисной записи, показание одометра на момент начала выполнения работ;
11. Фото или др. формы документов, подтверждающих факт выполнения работ;
12. Комментарии (могут оставлять все участники системы, с правами на данное ТС);
13. Полная история всех изменений, с привязкой к конкретному лицо сделавшему изменение;
14. Кнопка редактирования данных.

Добавление сервисной записи.

Перейдите в раздел «Сервис» → «Сервисные записи»,  кликните на кнопку «Добавить»

Сервисная запись также может быть создана из проблемы

Порядок действий при добавлении сервисной записи, создаваемой не из проблемы:

Выберите транспортное средство → укажите показание счётчика → укажите дату и время выполнения работ → выберите поставщика, который будет выполнять работы (ремонт или ТО) → укажите сервисный ярлык →  выберите сервисную задачу (в случае её отсутствия в списке, существует возможность быстрого добавления через значок «+», расположенный правее поисковой строки сервисных задач) → укажите стоимость работ и запасных частей» → выберите размер скидки и процентную ставку налога на товары и услуги в данной сервисной записи → добавьте фото, подтверждающее факт выполнения работы и документ подтверждающий оплату → нажмите кнопку «Добавить» в правом верхнем углу.

 

Практический кейс.

Исходные данные: водитель через модуль «Проблемы» фиксирует скол лобового стекла. Ответственный за эксплуатацию транспортных средств (механик, диспетчер или флот-менеджер), обрабатывает данную проблему и отправляет водителя в ближайшую мастерскую по ремонту стёкол.

В программе «Завгар Онлайн» ответственный  в карточке проблемы нажимает на вкладку «Действие» → «Создать сервисную запись».

Далее:

1. Выбираем транспортное средство (если создаём сервисную запись из проблемы, оно подтянется автоматически);
2. Указываем показание счётчика (одометра) на момент выполнения работ (ниже указаны цифра крайнего показания, внесённого в систему);
3. Фиксируем время начала и окончания работ;
4. Выбираем поставщика. Если поставщик новый предварительно добавляем данные по нему в разделе «Поставщики»;
5. Выбираем ярлык. Поле не обязательное, но полезное для будущего анализа характера ремонтов и обслуживания. Предварительно внесите ярлыки в настройках, раздел «Сервисные ярлыки» → «Добавить». Примерами ярлыков могут быть: «Замена расходников», «Ремонт и обслуживание ходовой части» и т.п. В данном случае мы выбрали ярлык «Стёкла».
6. Если сервисная задача решается является решением проблемы, то все данные по ней автоматически отображаются в разделе «Сервисные проблемы» → «Решённые». Необходимо только в списке выбрать «Сервисную задачу» (тип ремонта или обслуживания). Если сервисная запись создаётся не из проблемы, она выбирается в поле «Сервисная задача», ниже поля «сервисная проблема». В данном случае выбрана сервисная задача «Ремонт лобового стекла».
7. Обязательно укажите стоимость работ и запасных частей, потраченных на данную сервисную запись (ремонт или обслуживание). В данном случае сумма ремонта составила 500 р.
8. Выберите размер скидки и налог, если это важно для учёта. В данном случае всё по 0. Расчёт шёл наличными, чек предоставлен.
9. Подгрузите фото отремонтированного стекла (тип фотографии) и фото чека (тип файлы).
10. Нажмите «Добавить». Поздравляю, проблема решена, сервисная запись создана, расход в размере 500 р. добавлен в стоимость эксплуатации данного ТС.

Заказ-наряды.

В основном меню перейдите в раздел «Сервис» → «Заказ-наряды». Открывается список всех заказ-нарядов по Вашему автопарку. Администратор видит все заказ-наряды, другие пользователи только те, в которых они являются ответственными.

Карточка заказ-нарядов.

Добавление заказ-нарядов.

Перейдите в раздел «Сервис» → «Заказ-наряды»,  кликните на кнопку «Добавить»

Заказ-наряд может быть создан из проблемы

или напрямую в блоке «Сервис» → «Заказ-наряды» → «Добавить»

Порядок действий при добавлении заказ-наряда:

Выберите статус заказ-наряда (по умолчанию их 2, для изменения перейдите в модуль «Настройки» → «Статусы заказ-нарядов» → «Добавить статус». Обратите внимание, что для корректной работы один из статусов обязательно должен стать начальным, один конечным) → Выберите транспортное средство → укажите показание счётчика → укажите дату и время выполнения работ → выберите, кто ответственный из Вашей компании за ход данного заказ-наряда → выберите поставщика, который будет выполнять работы → укажите сервисный ярлык →  выберите сервисную задачу (в случае её отсутствия в списке, существует возможность быстрого добавления через значок «+», расположенный правее поисковой строки сервисных задач) → если работа по ремонту осуществлялась своими силами укажите ответственного, выполнявшего работу → выберите запасные части, используемые для ремонта (есть два способа добавления: 1) через модуль «Склад», в случае, если в компании ведётся складской учёт и списание товара под конкретное ТС. 2) Если запасные части покупаются по факту необходимости (ремонта), т.е. складской учёт не ведётся, добавить их можно прямо в заказ-наряде через значок «+», расположенный правее поисковой строки запасных частей. Запчасть будет принята на учёт и мгновенно списана, сохраняя всю информацию о ней) → выберите размер скидки и процентную ставку налога на товары и услуги в данной сервисной записи → добавьте фото, подтверждающее факт выполнения работы и документ подтверждающий оплату → нажмите кнопку «Добавить» в правом верхнем углу.

По мере изменения статуса, не забывайте вносить изменения в з/н. Закрытым заказ-нарядом считается тот, который перешёл в статус, обозначенный системой, как конечный.

Практический кейс.

Исходные данные: водитель через модуль «Проблемы» фиксирует скол лобового стекла. Ответственный за эксплуатацию транспортных средств (механик, диспетчер или флот-менеджер), обрабатывает данную проблему, назначает ремонт и заказывает полимер для ремонта лобового стекла. Работы будут выполняться собственными силами, без привлечения стороннего СТО.

В программе «Завгар Онлайн» ответственный  в карточке проблемы нажимает на вкладку «Действие» → «Создать заказ-наряд».

Далее:

1. Изначально в компании определены 3 статуса заказ-нарядов: а) «З/ч подготовлены и доставлены (начальный); б) «ТС доставлено на ремонт»; в) Ремонт завершён, работы оплачены (конечный). В этом случае по мере продвижения ответственный за заказ-наряд меняет статус. 
2. Выбираем транспортное средство (если создаём сервисную запись из проблемы, оно подтянется автоматически);
3. Указываем показание счётчика (одометра) на момент выполнения работ (ниже указаны цифра крайнего показания, внесённого в систему);
4. Фиксируем время начала и окончания работ;
5. Выбираем поставщика сервиса. В данном случае вкладку сервисные записи не заполняем, т.к. работы выполняются без привлечения СТО. В случае ремонта на сторонней станции обязательно выбираем его и указываем стоимость работ;
6. Во вкладке «Работа» указываем мастера, осуществившего ремонт;
7. Добавляем полимер для устранения сколов, обязательно указывая производителя, категорию, артикульный номер и стоимость
8. Выбираем ярлык. Поле не обязательное, но полезное для будущего анализа характера ремонтов и обслуживания. Предварительно внесите ярлыки в настройках, раздел «Сервисные ярлыки» → «Добавить». Примерами ярлыков могут быть: «Замена расходников», «Ремонт и обслуживание ходовой части» и т.п. В данном случае мы выбрали ярлык «Стёкла».
9. Если заказ-наряд решается является решением проблемы, то все данные по ней автоматически отображаются в разделе «Сервисные проблемы»→ «Решённые».  Необходимо только в списке выбрать «Сервисную задачу» (тип ремонта или обслуживания). Если заказ-наряд создаётся не из проблемы, сервисная задача выбирается в поле «Сервисная задача», ниже поля «сервисная проблема». В данном случае выбрана сервисная задача «Ремонт лобового стекла».
10. Обязательно укажите стоимость работ и запасных частей, потраченных на данную сервисную запись (ремонт или обслуживание). В данном случае сумма затрат на запасные части (полимер для сколов) составила 1000 р.
11. Выберите размер скидки и налог, если это важно для учёта.
12. Подгрузите фото отремонтированного стекла (тип фотографии) и фото чека (тип файлы).
13. Не забудьте перевести статус з/н в конечный , в данном случае «Ремонт завершён, работы оплачены».
14. Нажмите «Добавить». Поздравляю, проблема решена, данный по заказ-наряду сохранены в сервисную книгу данного ТС, расход в размере 1000 р. добавлен в стоимость эксплуатации.

     

Сервисные задачи.

Сервисные задачи в философии продукта Завгар Онлайн – это операции, направленные на поддержание работоспособности или устранения неисправности контролируемого объекта.

Цели выполнения сервисных задач:

1. Предупреждение серьёзных поломок.
2. Замена узлов при достижении предела наработки (в км. или временных рамках).
3. Своевременная замена всех технических жидкостей (смазок, масел и пр. технических жидкостей).
4. Проведение ремонтных работ при предотказном и отказном состоянии объекта.
5. Восстановление объекта после ДТП и пр. аварийных ситуаций.

Виды сервисных задач.

Все услуги, связанные с поддержанием работоспособности или устранения неисправности являются сервисными задачами.

Простым языком сервисные задачи это:

1. Все виды технического обслуживания.
2. Все виды ремонтов.

Для отображения списка сервисных задач:

В основном меню перейдите в раздел «Сервис» → «Сервисные задачи». Открывается список всех сервисных задач по Вашему автопарку. Для удобства реализован быстрый поиск сервисных задач.

Сервисные задачи могут быть активные и архивные. В случае неиспользованная или ошибки при создании сервисной задачи перейдите в список сервисных задач →  «Действия» →  «Архивировать»

Добавление сервисных задач.

При первичном внесении данных в систему Завгар Онлайн необходимо указать все проводимые работы, направленные на обслуживание и ремонт транспортных средств (или прочих объектов). В базовой версии программы уже внесены основные типы сервисных задач.

Для добавления сервисных задач перейдите в раздел «Сервис» → «Сервисные задачи» → «Добавить сервисную задачу»

Пожалуйста, не дублируйте задачи, при начале ввода текста система «Завгар Онлайн» предупредит Вас, в случае если задача дублируется.

Группировка сервисных задач.

Транспорт – это “живой” организм. Для профилактики “серьёзных заболеваний” (поломок), производитель определил регламент проведения технического обслуживания. Каждое плановое ТО включает в себя большое количество различных работ, как:

1. В целом не забыть про какую-то сервисную задачу?
2. Найти столько времени, чтобы перед ТО внести все сервисные задачи?

Система Завгар Онлайн позволяет группировать сервисные задачи. Например, при выборе ТО-1, все сервисные задачи будут автоматически подтянуты, а после выполнения, сервисные напоминания будут обновлены.

Приведу пример почему группировка задач важна.

Транспортное средство – Hyundai Solaris, используется для курьерской доставки продукции. Уже не на гарантии и обслуживается по договору в одной известной сети автосервисов. Каждый раз, как машина приезжает на ТО водителю задают вопрос:

«Что будем делать?»

Зачастую, по незнанию водителя, хитрые мастера-приёмщики навязывают доп. позиции (например, замену топливного фильтра). У компании-владельца данного ТС договор выполнения автосервисных работ, по которому осуществляется постоплата. Счета стабильно оплачиваются, для машины тоже вроде как неплохо. Но страдает компания. Если производитель рекомендует менять топливный фильтр 1 раз 60000 км., его необходимо менять именно в этот срок. Не нужными работами и з/ч мастера-приёмщики СТО значительно увеличивают стоимость эксплуатации. Проследить такой обман без системы управления автопарком, практически невозможно. Отслеживая все ТО и ремонты в экселе в потоке информации увидеть подобное будет очень сложно.

Система Завгар Онлайн в таком случае поможет:

1. Заранее купить все з/ч и расходники, необходимые для ТО (экономия 20-30% от цен сервиса).

2. Заранее записаться на обслуживание, учитывая график работы и загруженность ТС.

3. Предоставить в СТО перечень необходимых работ и провести по факту проверку-сопоставление.

Идеальный процесс планирования ТО в системе Завгар Онлайн?

1. Создаём все сервисные задачи (ТО и ремонты), которые только могут быть проведены на транспортных средствах предприятия. (Пожалуйста, обратите внимание, что для корректной работы системы, должны отсутствовать дубли сервисных задач. При создании, в случае совпадения, система предупредит Вас об этом).
2. Создаём групповые задачи по плановому техническому обслуживания (ТО-1, ТО-2, ТО-3 и т.п.). Необходимо разбивать такие задачи по типам транспорта. ТО-1 для Газели Next и Hyundai Solaris, две большие разницы. Поэтому, в случае, если автопарк разнороден, создайте отдельные групповые задачи «ТО-1 Газель NEXT»  , «ТО-1 Hyundai Solaris» и т.п.
3. Создаём сервисные напоминания по каждой сервисной задаче , а также по основным изнашиваемым узлам (з/ч) транспортного средства. Цель – перевести систему обслуживания автопарка в режим профилактики, а не лечения.
4. При приближении интервала ТО, Вам прийдёт уведомление, после получения которого необходимо открыть перечень работ и сформировать заказ запасных частей.
5. После заказа з/ч, мы вносим их на склад. Не забывайте вносить все данные по каждой из них (артикульный номер, поставщик, стоимость и пр.). В будущем это сократит время заказа з/ч до абсолютного минимума.
6. Создаём заказ-наряда, подгружаем групповую сервисную задачу (все подзадачи подтянутся автоматически), списываем з/ч (с «виртуального» или реального склада).
7. Записываемся за обслуживание, указываем дату и время , перемещая статус заказ-наряда на следующую стадию.
8. Работы выполнены. Закрываем заказ-наряд. Расходы на з/ч и работы СТО уходят в стоимость эксплуатации, вся история сохраняется в электронной сервисной книге. Все сервисные задачи, имеющие сервисные напоминания, автоматически обновляются и переносят интервал напоминания.

Быстрые ремонты.

В ходе эксплуатации транспортного средства не всё сервисное обслуживание и ремонты производится на специализированных СТО или руками собственных механиков по завершению рейсов. Часть ремонтов и сервисных операций выполняется водителями самостоятельно или решение по срочному ремонту принимается ими. Такие работы должны быть зафиксированы по горячим следам. Именно для этого в “Завгар Онлайн” создан модуль “Быстрые ремонты”. Для его использования необходимо:

1. Создать шаблоны быстрых ремонтов;
2. Использовать мобильное приложение, для фиксации всех ремонтов водителем.

Принцип работы быстрых ремонтов довольно прост. Главная задача – это именно фиксация факта ремонта. Водитель через мобильное приложение фактически инициирует добавление заказ-наряда в определённом шаблоном статусом, а администратор или другое ответственное лицо в организации принимает его в работу, указывает стоимость работ и запасных частей и закрывает его.

Шаблоны быстрых ремонтов.

Создание шаблона быстрого осмотра регулирует действия водителя при его выполнении. Чаще всего пользователи системы используют два типовых шаблона:

1. Общий на решение всех возможных проблем водителем (долил масло, поменял лампочку и т.п.)
2. Общий на внеплановое обращение к сторонним СТО.

Для создания шаблона осмотра в основном меню перейдите в раздел «Сервис» → «Быстрые ремонты ». Открывается список доступных на сегодня шаблонов по Вашему автопарку, с ранжированием по дате создания и названию.

Для создания шаблона в правом верхнем углу нажмите на кнопку “Добавить”

Отображается карточка шаблона, заполните её:

1. Название шаблона;
2. Описание. Укажите всё, что посчитаете необходимым (поле необязательное);
3. Статус заказ-наряда, в котором создаётся быстрый ремонт;
4. Галочка о необходимости добавления фото, как подтверждение факта ремонта;
5. Галочка об обязательном требовании использовать все запчасти, указанные в шаблоне;
6. Выберите транспортное средство, а лучше все ТС в автопарке , водители которых будут иметь доступ к данным шаблонам быстрых ремонтов;
7. Выберите сервисные задачи, которые можно будет выполнять через быстрые ремонты. Можно оставить поле пустым;
8. Выберите запчасти, которые можно будет использовать через быстрые ремонты. Можно оставить поле пустым.

Добавление быстрого ремонта через мобильное приложение “Завгар Онлайн”.

Ссылки на бесплатное приложение:

https://play.google.com/store/apps/details?id=org.nativescript.zavgarapp для смартфонов на Android

https://apps.apple.com/ru/app/%D0%B7%D0%B0%D0%B2%D0%B3%D0%B0%D1%80-%D0%BE%D0%BD%D0%BB%D0%B0%D0%B9%D0%BD/id1483779631 для смартфонов на IOS (iPhone)

Для добавления проблемы перейдите в карточку ТС, в правом нижнем углу нажмите на большой зелёный знак + («добавить»), выберите пункт “Ремонт”

Открывается список доступных для данного ТС шаблонов ремонтов. Для примера предоставляю исходные данные:

1. Название “Выполнил самостоятельно”;
2. Статус з/н – “Быстрый ремонт”;
3. Требование о фотографии с места;
4. Сервисные задачи и запчасти не выбраны, по умолчанию задача фактическая фиксация факта, без особых подробностей.

1. Вводим описание произведённых работ;
2. Указываем показание одометра на момент ремонта;
3. Дополнительный комментарий (в случае необходимости);
4. Кнопка добавления фото;
5. Отправка заполненной карточки ремонта.

Где отображаются внесённые водителем быстрые ремонты?

В модуле “Сервис” → “Заказ-наряды”, именно в том статусе, который Вы определите при создании шаблона быстрого ремонта. Его необходимо отредактировать, внести все данные и сохранить.