“Завгар Онлайн” – система планирования и контроля выполнения технического обслуживания транспортных средств.
Почему напоминания при управлении автопарком критически важны?
Эксплуатация транспорта сложный процесс, требующий предельного внимания и скрупулезности. Элементарное плановое ТО очень часто не проводится своевременно, что приводит к серьёзным поломкам и соответственно, большим простоям и в итоге значительным денежным потерям. Фактически всё в транспортном участке имеет свой ресурс, для упрощения работы в системе «Завгар Онлайн» создан раздел «Напоминания», который в свою очередь состоит из:
Сервисные напоминания. Это самый важный и интересующий всех подраздел. Он охватывает в первую очередь периодическое сервисное обслуживание техники (периодические ТО, замены расходников и пр.), также мы рекомендуем создавать сервисные напоминания на все узлы ТС, в соответствии рекомендуемыми производителем интервалами замены данных узлов. Эти простые действия гарантированно значительно снизят общую стоимость владения техникой, а также фактически исключат простои техники по причине форс-мажорных ремонтов. Планирование и порядок лучшее средство эффективного управления автопарком.
Напоминания по ТС. Транспортное средство – это актив. Содержание активов всегда несёт определённые издержки, в т.ч. финансовые. Это оплата страховок, разрешений, допусков и т.п. Т.е. Затраты и действия происходят с определённой периодичностью, а в случае не продления компания несёт большие потери. К сожалению, страховые компании не всегда клиентоориентированы и напомнить ответственному заранее, что необходимо продление они чаще всего не могут или забывают. Механики перекладывают ответственность на водителей, но зачастую, они подводят. Система «Завгар Онлайн» ничего не забудет, сама заранее напомнит и сохранит сканы всех документов в системе.
Напоминания по контактам. Все ждут автопилотируемого транспорта в ближайшие 10-20 лет, но пока водитель неотъемлемая часть процесса эксплуатации автопарка. Водители зачастую не очень обязательны и это приводит к штрафам, простоям техники и пр. неприятностям. Водительское удостоверение необходимо продлевать, как и допуски водителей на объекты. Система «Завгар Онлайн» напомнит не только самому водителю, но и его руководству, также заинтересованным лицам. Также система может напомнить о дне рождения сотрудника (поздравьте ему будет приятно 🙂
Это было резюме по основным подразделам, ниже детальная инструкция по каждому из подразделов.
Сервисные напоминания
В основном меню перейдите в раздел «Напоминания» → «Сервисные напоминания»
Открывается список всех сервисных напоминаний по Вашему автопарку.
Список напоминаний по умолчанию фильтруется:
По названию ТС;
По статусу напоминания (включено, скоро, просрочено)
При желании можно использовать более сложную фильтрацию, кликнув на кнопку «Ещё», дополнительное меню отобразиться в правой части экрана.
Какие данные отображаются в списке сервисных напоминаний?
Собственно, сами сервисные напоминания по порядку, начиная с последнего созданного. Название, интервал, пробег или время предупреждения о скором проведении.
Наименование транспортного средства. Ниже отображается информация либо о том, сколько осталось до проведения, либо на сколько просрочено напоминание.
Статус напоминания. В системе предусмотрены три типа статусов: включено, скоро (активируется при наступлении “за сколько предупредить”) и просрочено.
Кого уведомлять. Здесь указывается ответственное за данное направление лицо. По умолчанию, уведомляются все пользователи с соответствующими правами.
Как добавить сервисное напоминание?
Внимание!!! Для дальнейшей удобной и эффективной работы, перед началом использования «Завгар Онлайн» внесите все сервисные задачи (периодические ТО и ремонты). Это возможно сделать двумя способами:
Быстрое создание в карточке добавления сервисного напоминания. Напротив поля выбора сервисной задачи знак + , нажмите его
Вносим название, описание, можем сразу создать, например, ТО-1 и добавляем в неё подзадачи (замена масла, фильтров и т.п.). Сохраняем.
2. Создание справочника сервисных задач. Перейдите в раздел «Сервис» → «Сервисные задачи».
Пожалуйста, не дублируйте задачи, при начале ввода текста система «Завгар Онлайн» предупредит Вас, в случае если задача дублируется.
Продолжим по сервисным напоминаниям, а именно по их добавлению.
Для добавления напоминания справа сверху нажимаем на зеленую кнопку «+Добавить», выбираем ТС и сервисную задачу (если в списке нет нужной задачи, то добавляем новую через «+»), нажимаем «Сохранить». Появится вкладка «График повторения», в ней указываем периодичность повторения задачи в км (мч), например, 10 000 км (строку «по времени» не трогаем), далее выбираем один из параметров:
* «Установить когда выполнить первое обслуживание» – используется, когда на ТС нулевой или минимальный пробег (новое ТС), в таком случае указываем на каком показании счетчика необходимо сделать ТО, например, 10 000 км.
* «Указать показания когда последний раз выполнялась эта задача» – используется, когда ТС регулярно проходит сервисное обслуживание, в таком случае указываем информацию на каком пробеге и когда выполнялась эта же задача последний раз, например, 100 750 км (следующее сервисное обслуживание система будет считать от этого пробега). Если на момент ремонта показания не были зафиксированы, то можно указать текущий пробег и система будет считать от него.
Далее переходим во вкладку «Напомнить заранее» и указываем за сколько км (мч) напомнить о ТО, например, 1 000 км (строку «по времени» не трогаем). Если нужно, выбираем пользователей, которым придет уведомление на почту о предстоящем ТО (если почта в их профиле не указана, все равно выбираем нужных пользователей, уведомления они увидят в системе, когда зайдут под своей учетной записью), и нажимаем «Сохранить».
После добавления напоминания, через кнопку «Действия» (справа от записи) можно его отредактировать, оформить ремонт (через сервисную запись/заказ-наряд) или удалить. Также напоминания можно отфильтровать по: статусу, ТС, задаче. Дополнительные фильтры доступны через кнопку «Еще», после выбора нужных параметров нажимаем зеленую кнопку «Показать».
Напоминания по ТС
Для добавления напоминания нажимаем справа сверху на зеленую кнопку «+Добавить», выбираем ТС, тип напоминания (если в списке нет нужного, то добавляем новое через «+»), за сколько напомнить (день, неделя, месяц, год) и к какому сроку необходимо выполнить, нажимаем «+Добавить». Если нужно, выбираем пользователей, которым придет уведомление. Дополнительно можно настроить автопродление напоминания нажав на галочку «Автопродление» и выбрав период повторения (день, неделя, месяц, год), также можно настроить автоматическое создание доп. расхода (доступно при активации автопродления), если он фиксированный и не меняется. Этот расход будет учитываться при расчете стоимости 1го км пути (подробная информация о расходе будет отражена в модуле «Доп.расходы ТС»).
В данном модуле можно настроить напоминания об оплате страховок, разрешений, лицензий, допусков и т.д.
После добавления напоминания, через кнопку «Действия» (справа от записи) можно его отредактировать, продлить, завершить или удалить. Также напоминания можно отфильтровать по: статусу, типу, дате, ТС.
Список напоминаний можно фильтровать по умолчанию фильтруется по:
Названию ТС;
Статусу напоминания (скоро, просрочено);
Дате.
При желании можно использовать более сложную фильтрация, кликнув на кнопку «Ещё», дополнительное меню отобразиться в правой части экрана.
Какие данные отображаются в списке напоминаний по ТС?
Наименование ТС.
Вид напоминания по ТС (в случае просрочки отображается слово “просрочено”).
Срок окончания интервала.
Действия. Основной функционал – это пролонгация (продление) интервала напоминания по ТС. Также здесь напоминания редактируются, завершаются и удаляются.
Добавление напоминаний по ТС Сохраните напоминание
Для удаления или редактирования напоминаний по ТС необходимы соответствующие права доступа.
Напоминания по контактам
В данном модуле можно настроить напоминания о замене водительского удостоверения, медицинского освидетельствования, о дне рождения сотрудника и т.д.
Для добавления напоминания нажимаем справа сверху на зеленую кнопку «+Добавить», выбираем контакт, тип напоминания (если в списке нет нужного, то добавляем новое через «+»), за сколько напомнить (день, неделя, месяц, год) и к какому сроку необходимо выполнить, нажимаем «+Добавить». Если нужно, выбираем пользователей, которым придет уведомление.
После добавления напоминания, через кнопку «Действия» (справа от записи) можно его отредактировать, продлить, завершить или удалить. Также напоминания можно отфильтровать по: статусу, дате, контакту. Дополнительные фильтры доступны через кнопку «Еще», после выбора нужных параметров нажимаем зеленую кнопку «Показать».
Внимание!!! Для дальнейшей удобной и эффективной работы, «Завгар Онлайн» внесите все типы напоминаний по контактам (периодически обновляемые документы именно на конкретного человека: в/у, разрешения, допуски и т.п.).
Существует два способа добавления типов напоминаний по контактам:
1. Быстрое добавление в карточке создания нового типа напоминаний по контакту.
Рядом с полем выбора “Тип напоминания” нажмите на знак”+”
Укажите название нового типа напоминания по контакту и нажмите “Сохранить”
2. Через модуль «Настройки» → «Типы напоминаний по контактам» → «Добавить тип»
Пожалуйста, не дублируйте напоминания , при начале ввода текста система «Завгар Онлайн» предупредит Вас, в случае если задача дублируется.
Список напоминаний можно фильтровать по:
Названию ТС;
Статусу напоминания (скоро, просрочено);
Дате.
При желании можно использовать более сложную фильтрация, кликнув на кнопку «Ещё», дополнительное меню отобразиться в правой части экрана.
Добавление напоминания по контакту
Выберите контакт → Выберите тип напоминания → Укажите крайний срок выполнения задачи → Укажите за сколько дней, недель, месяцев, лет необходимо предупредить ответственного об окончании данного напоминания → Укажите ответственных лиц, которые будут наблюдать за данной задачей → Сохраните напоминание
Для удаления или редактирования напоминаний по контактам необходимы соответствующие права доступа.
