Vaya a la sección “Servicio” → “Pedidos de compra”, haga clic en el botón “Agregar”
El pedido de compra puede ser creado desde el problema
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o directamente en el bloque “Servicio” → “Pedidos de compra” → “Agregar”
Procedimiento para agregar un pedido de compra:
Seleccione el estado del pedido de compra (de forma predeterminada hay 2 de ellos, para cambiar vaya al módulo “Configuración” → “Estados de los pedidos de compra” → “Agregar estado”. Tenga en cuenta que para un funcionamiento correcto uno de los estados debe convertirse en el inicial, y otro en el final) → Seleccione un vehículo → indique la lectura del contador → indique la fecha y hora de realización de trabajos → seleccione quién es responsable de su empresa por el progreso de este pedido de compra → seleccione un proveedor que realizará el trabajo → indique una etiqueta de servicio → seleccione una tarea de servicio (si falta en la lista, es posible agregarla rápidamente a través del icono “+”, ubicado a la derecha de la barra de búsqueda de tareas de servicio) → si el trabajo de reparación se realizó por su cuenta, indique la persona responsable que realizó el trabajo → seleccione las piezas de repuesto utilizadas para la reparación (hay dos formas de adición: 1) a través del módulo “Almacén”, si la empresa mantiene la contabilidad del almacén y la cancelación de mercancías para un vehículo específico. 2) Si las piezas de repuesto las compran por necesidad (reparación), es decir, no se lleva la contabilidad del almacén, se puede agregarlos directamente en el pedido de compra a través del signo “+”, ubicado a la derecha de la barra de búsqueda de repuestos. La pieza se registrará y se cancelará inmediatamente, guardando toda la información al respecto) → seleccione el monto del descuento y la tasa porcentual del impuesto de bienes y servicios en este registro de servicio → agregue una foto que confirma el hecho del trabajo realizado y un documento que confirma el pago → haga clic en el botón “Agregar” en la esquina superior derecha.
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A medida que cambia el estado, no olvide ingresar cambios en el pedido de compra. Un pedido de compra cerrado es aquél que ha pasado al estado, designado por el sistema como final.
Caso práctico.
Datos iniciales: el conductor, a través del módulo “Problemas”, repara un parabrisas astillado. El operador del vehículo (mecánico, despachador o gerente de flota) maneja el problema, asigna reparaciones y ordena polímero para la reparación del parabrisas. El trabajo se llevará a cabo por cuenta propia, sin la participación de una estación de servicio ajena.
En el programa Zavgar Online, la persona responsable en la tarjeta del problema hace clic en la pestaña Acción → Crear un pedido de compra.
Luego:
- Inicialmente, la empresa tiene 3 estados de pedidos de compra: a) “Repuestos preparados y entregados (inicial); b) “Vehículo entregado para reparación”; c) Reparación completada, trabajo pagado (final). En este caso, a medida que avanza, la persona responsable del pedido de compra cambia el estado;
- Seleccionamos un vehículo (si creamos un registro de servicio desde el problema, se añadirá automáticamente);
- Indicamos la lectura del contador (odómetro) en el momento de realización de trabajo (debajo está el número de la lectura extrema ingresada al sistema);
- Fijamos la hora de inicio y finalización del trabajo;
- Elegimos un proveedor de servicios. En este caso, no completamos la pestaña de registros de servicio, ya que el trabajo se lleva a cabo sin la participación de una estación de servicio. En caso de reparación en una estación ajena, asegúrese de seleccionarla e indicar el costo del trabajo;
- En la pestaña “Trabajo”, indicamos el experto que realizó la reparación;
- Agregamos polímero para eliminar astillas, asegúrese de indicar el fabricante, categoría, número de artículo y costo;
- Elegimos una etiqueta. Este campo es opcional, pero útil para futuros análisis de la naturaleza de las reparaciones y el mantenimiento. Agregue previamente las etiquetas en la configuración, sección “Etiquetas de servicio” → “Agregar”. Algunos ejemplos de etiquetas son: “Reemplazo de consumibles”, “Reparación y mantenimiento del tubo lanza-torpedos”, etc. En este caso, hemos elegido la etiqueta “Vidrio”;
- Si el pedido de compra resuelve un problema, todos los datos que contiene se muestran automáticamente en la sección “Problemas de servicio” → “Solucionados”. Sólo es necesario seleccionar “Tarea de servicio” (tipo de reparación o mantenimiento) de la lista. Si el pedido de compra no se crea desde el problema, la tarea de servicio se selecciona en el campo “Tarea de servicio” debajo del campo “Problema de servicio”. En este caso, se selecciona la tarea de servicio “Reparación de parabrisas”;
- Asegúrese de indicar el costo del trabajo y las piezas de repuesto gastadas en este registro de servicio (reparación o mantenimiento). En este caso, el costo de las piezas de repuesto (polímero para astillas) fue de 1000 rublos;
- Seleccione el monto de descuento e impuestos si es importante para la contabilidad;
- Suba una foto del vidrio restaurado (tipo “foto”) y una foto del recibo (tipo “archivo”);
- No olvide transferir el estado del pedido de compra al estado final, en este caso “Reparación completada, trabajo pagado”;
- Haga clic en “Agregar”. Felicitaciones, el problema se ha resuelto, los datos de este pedido de compra fueron guardados en el libro de servicio de este vehículo, el gasto de 1000 rublos agregado al costo de funcionamiento.