«Общие» – тип настроек, которые регулирует работу всей системы в целом.
Блоки для настройки, входящие в данный тип:
Аккаунт.
Это базовые настройки аккаунта пользователя. Наименование организации, её телефон и местонахождение
Реквизиты.
Здесь Вы можете внести реквизиты компании или компаний, которые используют продукт Завгар Онлайн.
Типы напоминаний по контактам.
Все ждут автопилотируемого транспорта в ближайшие 10-20 лет, но пока водитель неотъемлемая часть процесса эксплуатации автопарка. Водители зачастую не очень обязательны и это приводит к штрафам, простоям техники и прочим неприятностям. Водительское удостоверение необходимо продлевать, как и допуски водителей на объекты. Система «Завгар Онлайн» напомнит не только самому водителю, его руководству и всем заинтересованным лицам.
Создайте все необходимые типы напоминаний, в первую очередь по водителям. Рекомендуем следующий минимум:
- Срок действия водительского удостоверения.
- Срок действия пропусков, допусков и т.п.
- Срок действия карты водителя для тахографа.
- День рождения водителя.
Для добавления перейдите в «Настройки» → «Типы напоминаний по ТС» → «Добавить тип» → Вводим название напоминания → Нажимаем «Сохранить».
Роли.
Система Завгар Онлайн имеет возможность создания иерархии пользователей в зависимости от ролей в компании. Создание и редактирование стандартных (водитель, менеджер, только просмотр) прав доступа производится в разделе Настройки» → «Роли». В данном блоке отображаются список всех заведённых в систему ролей. Для создания новой роли в правом верхнем углу нажмите «Добавить роль», если необходимо редактировать уже созданную роль нажмите на значок «Карандаш», напротив названия роли.
Отображается перечень всех модулей системы Завгар Онлайн, определите какие права доступа должен иметь сотрудник в создаваемой или редактируемой роли
Исходя из выбранного администратором, система будет настроена индивидуально под каждую роль в компании. Например, нам необходимо создать роль бухгалтера.
Пользователи.
Бухгалтер является пассивным участником системы Завгар Онлайн. Поэтому, в правах, более чем просмотр пользователей нет необходимости. Выбираем необходимый пункт.
Контакты.
Учитывая работу с поставщиками, здесь помимо просмотра уже требуются права на добавление контакта.
Файлы.
Очень важный модуль для блока бухгалтерия и финансы. Соответственно, полные права доступа.
Заправки.
Также очень важный модуль для бухгалтерии. Топливо большая часть затрат и в работе с ней необходимы полные права. Их и назначаем.
Проблемы.
Работа с проблемами не входит в компетенции блока бухгалтерии и финансов, поэтому не выбираем не один из пунктов.
Сервисные записи.
Данный модуль включает в себя затратную часть предприятия, поэтому оставляем все вкладки, кроме удаления.
Сервисные напоминания.
Данный модуль не входит в сферу интересов бухгалтерии, пропускаем.
Сервисные задачи.
Данный модуль не входит в сферу интересов бухгалтерии, пропускаем.
Транспортные средства.
Кроме просмотра транспортных и получения данных о них бухгалтерии больше ничего не нужно.
История счётчиков.
Данный модуль не входит в сферу интересов бухгалтерии, пропускаем.
Напоминания по ТС.
Данный модуль не входит в сферу интересов бухгалтерии, пропускаем.
Поставщики.
Работа с поставщиками входит в зону компетенций блока бухгалтерии и финансов. Проставляем все права, кроме удаления.
Настройки.
Блок не нужный бухгалтеру. Пропускаем. Рекомендуем оставлять его только у администраторов
Осмотры (формы и собственно их проведение).
Проведение осмотров не входит в компетенцию бухгалтерии. Пропускаем.
Напоминания по контактам.
Блок не нужный бухгалтеру. Пропускаем.
Запчасти.
Очень важный блок для бухгалтерии. Затраты на покупку запасных частей – значительная часть бюджета расходов на транспорт. Выставляем максимальные права доступа по данному блоку.
Заказ запчастей.
Бухгалтер – важный участник процедуры заказ запчастей. Она (или он) должны быть в курсе всех действий по данному блоку, поэтому максимальные права.
Заказ-наряды.
Запчасти почти всегда идут в связке с сервисными работами. Для тотального учёта затрат ремонты рекомендуется использовать модуль «Заказ-наряды». В нём происходит процесс привязки ранее купленных запчастей к конкретной машине, на которую производится монтаж. Бухгалтер сильно заинтересован в контроле связки запчасти + работы, поэтому выбираем все пункты, кроме удаления.
Назначения.
Учёт рабочего времени для бухгалтера очень важная часть функционала системы Завгар Онлайн. Выставляем максимальные права
Доп. расходы ТС.
Прочие категории расходов, которые нельзя отнести к существующим блокам вносятся в модуле «Доп. расходы ТС». Такие расходы чаще всего оплачиваются наличными и поэтому к ним особое внимание со стороны отдела бухгалтерии и финансов. Максимальные права.
Сохраните полученную роль.
Желательно также тщательно создать права доступа для всех, кто будет работать в системе Завгар Онлайн.
Группы.
Для удобства работы с программой мы рекомендуем группировать объекты. Мы рекомендуем группировать транспортные средства по следующим признакам:
- по типам техники (например, грузовики, спецтехника и пр.);
- по категориям техники;
- по маркам ТС (КАМАЗы, ГАЗели и пр.);
- по территориальному признаку (филиал, участок, текущий регион работы);
- другие признаки, объединяющие объекты.
Модуль настройки групп позволяет:
- Изменять порядок расположения групп, при их выборе.
- Добавить новый тип группы.
- Редактировать текущие группы.
Пользовательские поля.
Одно из ключевых преимуществ системы Завгар Онлайн является гибкость настройки. Мы изучили большое количество компаний из разных сфер и постарались максимально реализовать все основные пожелания. Но существуют особенные моменты, которые важны для конкретной компании. Для этого в каждой сущности системы есть возможность создать свои пользовательские поля.
Для создания перейдите «Настройки» → «Пользовательские поля» → «Добавить поле».
Вводим название → Выбираем тип модуля, в котором будет добавлено данное пользовательское поле → Выбирает тип произвольного поля → Нажимаем «Сохранить».
Сервисные ярлыки.
Данный блок создан для группировки сервисных записей. Рекомендуется группировка по узлам автомобиля, для будущего удобства формирования отчётной информации.
Статусы заказ-нарядов.
Для корректной работы модуля заказ-наряды необходимо проанализировать бизнес-процесс компании и разбить процесс ремонта или обслуживания на этапы. Например, после получения проблемы в системе и создания заказ-наряда ответственный заказывает запчасти и записывается в сервис → машина какое-то время находится в сервисе → выписываются документы, которые передаются в бухгалтерию → далее машина принимается механиком и идёт оплата счёта. На основе данного бизнес-процесса мы создаём статусы заказ-наряда в системе Завгар Онлайн. Статусы позволяют контролировать срок реализации каждого этапа и получать визуально удобную информацию.
Важно обязательно проставить начальный и конечный статусы заказ-нарядов. Для создания статусов заказ-нарядов перейдите в раздел «Настройки» → «Статусы заказ-наряда» → «Добавить статус»
Карточка добавления статуса заказ-наряда.
Введите название статуса → при необходимости введите описание → если статус начальный или конечный в заказ-наряде, обязательно укажите это → при желании укажите цвет статуса
Типы дополнительных расходов.
В ходе эксплуатации транспортных средств возникают затраты, которые сложно отнести к основным “сущностям” системы Завгар Онлайн. Например, это может быть оплата жилья, питания, стоянки, платные дороги. Часто возникают какие-то спонтанные расходы на запчасти, расходники или даже оплату штрафов. Учитывать такие затраты очень важно, стоимость эксплуатации без них будет не верной. Для этого создан модуль «Доп. расходы», категории типы затрат которого вносятся в настройках системы.
Для внесения нового типа или изменения текущих перейдите в «Настройки» → «Типы дополнительных расходов» → «Добавить тип» (для редактирования “Действия” → “Редактировать”)
