Базовые понятия

Что такое Завгар Онлайн?

Завгар Онлайн – система управления корпоративным автопарком. Её цель – снижение расходов на эксплуатацию транспорта, предотвращение серьёзных поломок путём своевременного технического обслуживания и ремонта.

Завгар Онлайн позволяет:

• проводить регулярные осмотры техники;
• вести учёт всех запасных частей, работ по техническому обслуживанию и ремонтам;
• получать детальную картину по расходам на топливо;
• владеть инструментом напоминаний о прохождении ТО, замене ОСАГО и пр. периодических операций;
• знать стоимость 1 км. пути

Для работы системы не требуется установка дополнительного оборудования, доступ осуществляется с любого устройства, имеющего выход в интернет.

Система управления транспортом Завгар Онлайн (Основной интерфейс)

Основные понятия системы Завгар Онлайн

Система управления транспортом – программный комплекс, автоматизирующий работу транспортного участка, он состоит из следующих модулей:

• Dashboard (главный экран)

Вывод ключевых показателей транспортного участка на один экран. По факту блок руководителя, который просматривая всего несколько ключевых цифр, может держать руку на пульсе транспортного блока. Просроченные сервисные задачи, проблемы и важнейшие денежные показатели (сколько тратим денег и стоимость 1 км. пути), вот преславутые KPI транспортников.

• Проблемы. 

Проблемы – это обратная связь водителя или пр. сотрудника на вопрос, связанный с эксплуатацией транспортного средства. Реакцией на проблему является сервисная задача и заказ-наряд. Например, во время рабочей смены бортовой компьютер показывает ошибку. Реакцией на ошибку является создание проблемы водителем, что далее приводит к записи в сервис и устранению неполадки.

• Напоминания.

Эксплуатация автопарка требует постоянного технического обслуживания. Оно проводится с определённой периодичностью (в км., м/ч, днях и т.д.) и важно не забывать о нём. Пропуск ТО или его не своевременное прохождение приводит к серьёзным поломкам и соответственно простою техники. Блок “Напоминания” создан как раз для решения этой проблемы. Он состоит из 3-х вкладок:

1. Сервисные напоминания.

Это и есть периодические сервисные сервисные задачи. Вы заранее можете внести шаблоны (интервал выполнения работ, время или пробег, по достижению которого необходимо предупредить ответственное лицо) и далее при назначении на конкретное транспортное средство программа сама напомнит о проведении, укажет артикульные номера расходников и запасных частей, требуемых для обслуживания, сама выставит новый интервал обслуживания после закрытия сервисной записи.

     2. Напоминания по ТС.

ОСАГО, КАСКО, ДОПОГ, лизинговые и кредитные платежи и т.п. – это тоже статьи расходов на содержание транспортного средства. Просрочка получения одного из обязательных документов или платежа финансовому партнёру  – критичны для любого. Это штрафы и простой техники. Система напомнит когда следует обновить документ (там же можно будет найти и контакты или реквизиты партнёра).

      3. Напоминания по контактам.

Водители не самые обязательные люди. У них лично также есть документы, актуальность которых важна для компании. Например, водительское удостоверение, пропуск на объект или карта водителя для тахографа. Также можно указать дни рождения сотрудников и поставщиков и не забывать поздравлять их 🙂

• Сервис

Один из ключевых блоков системы Завгар Онлайн, отвечающий за проведение и контроль всех ремонтных работ. Блок ответит на следующие вопросы:

–  Когда был проведён ремонт или обслуживание?

–  Стоимость работ и зап. частей, используемых в данном ремонте и обслуживании?

– Кто поставщик запасных частей, какие артикульные номера, кто производил ремонтные работы?

Как результат – полная прозрачность блока ТОиР.

Блок “Сервис”, для удобства также разбит на 3 вкладки:

1. Сервисные записи. 

В философии продукта Завгар Онлайн сервисные записи – это и есть единицы фактически проведённых обслуживаний и ремонтов. Этот блок также является электронной сервисной книгой ТС.

2.  Заказ-наряды.

Проведение ТО и ремонтов – процесс многоэтапный. От этапа заказа запасных частей, до факта выдачи готовой к эксплуатации техники всё должно быть без запинки. И каждый этап должен быть максимально прозрачен для всех участников системы. Конечно, можно просто зафиксировать сервисную запись с единой суммой (з/ч + работы), но для детального анализа и привязки конкретных запасных частей, необходимо создание и ведение заказ-наряда. Создание заказ-нарядов возможно из сервисных записей и нерешённых проблем.

3. Сервисные задачи.

Сервисные задачи в философии продукта Завгар Онлайн – постоянно повторяющиеся технические работы по обслуживанию транспорта. Однажды создав базу сервисных записей Вы сможете снизить вероятность форс-мажорных полок техники (и соотвественно её простоя) практически до 0. Сервисной задачей, например, является замена масла, резины или одного из ключевых узлов в конструкции ТС.

• Топливо.

Покупка топлива – одна из основных статей затрат любого предприятия управляющего собственным или привлеченным автопарком. Блок “Топливо” включает в себя все заправки транспортного средства, с указанием поставщика и стоимости 1 литра. Возможна интеграция с сервисами топливных карт. Параллельно алгоритмы системы рассчитывают расход топлива на 100 км. и стоимость горючего на 1 км. пути.

• Автопарк.

 

Блок “Автопарк” – это перечень всех транспортных средств компании, возможность создать новый объект контроля, изменить статус (например, “работает”, “на ремонте”, “консервация” и пр.), назначить водителя и пр.

Он состоит из следующих вкладок:

– Список ТС

Это список транспортный средств, с возможностью удобной группировки по статусу, типу ТС. Новые объекты контроля также создаются в данной вкладке. Для удобства проведения осмотров в данной вкладке создан генератор QR-кодов.

– Назначения на ТС 

Транспортным средством управляет человек. Мы должны понимать кто конкретно и сколько времени работал на каждой единице техники.

– Наблюдаемые ТС

Время человека, тем более каждый день работающего с большим объемом информации разного рода – ключевой ресурс. Руководитель может смотреть только ключевые метрики по всему автопарку, но лично контролировать самую проблемную технику. Как администратор Вы будете видеть все машины и цифры по ним, но по особо важным объектам информация по всем ключевым действиям с ТС будут приходить в виде уведомлений в программе или на почту.

– История показаний.

Все показания одометра, с указанием причины передачи информации (заправка, проблема, сервисная запись, заказ-наряд и пр.) на одной странице. Если идёт перерасход средств или один из показателей качества пополз вверх, рекомендуем заглянуть сюда.

– Доп. расходы ТС

В данный раздел вносятся все прочие расходы предприятия, которые не относятся зап. частям, сервису и ремонту. Это могут быть и командировочные расходы и оплата платных дорог и т.д.

 

• Осмотры

Предрейсовые технические осмотры – это не только обязательная процедура согласно действующего законодательства, но и отличный способ своевременного выявления неисправностей. Перед началом работы водитель через мобильное приложение проходит осмотр, подгружая фотографии и отмечая обязательные к контроля моменты. Например, еженедельный обязательный осмотр может выглядеть следующим образом:

Подраздел "Чистота".

Кузов чистый (отметить верный вариант)?

-  да

- нет

Программа обязательно требует отправить фото

Салон чистый (отметить верный вариант)?

-  да

- нет

Программа обязательно требует отправить фото.

Подраздел "Узлы и агрегаты".

Давление в шинах (необходимо замерить давление и вписать значение):

- левое переднее колесо =

- правое переднее колесо =

- левое заднее колесо =

- правое заднее колесо =

и т.п.

в конце водитель проверяет результаты на экране и подписывает осмотр. Он автоматически со всеми значениями, местом проведения и временем прохождения (чтобы не было желания просто прощёлкать лишь бы пройти), данный отображаются у руководителя в разделе “Осмотры” веб-интерфейса. Если один из параметром осмотра не соответствует нормам, водитель может создать “Проблему”, на которую обязан отреагировать механик или руководитель.

• Команда

Раздел состоит из частей:

– Пользователи.

Это активный участник системы “Завгар Онлайн”. Сотрудник компании, который имеет право вносить данные в систему, просматривать их, работать с информацией.

– Контакты.

Это любой человек, связанный с компанией. Контактные лица поставщика, аутсорсинговых компаний, а также действующие сотрудники Вашей компании п т.п. В общем, любой человек, который имеет отношение к деятельности транспортного участка.

• Склад

Затраты на покупку запасных частей – одна из главных статей расходов любого предприятия, эксплуатирующего траспорт. Система Завгар Онлайн позволяет вести детализированный учёт покупки з/ч. Раздел “Склад” в первую очередь для компаний имеющих складские запасы хотя бы по основным позициям и желающих сделать бизнес-процесс от момента пополнения склада до установки на конкретное ТС максимально прозрачным. 

Данный раздел состоит из двух частей:

– Список запчастей.

Здесь Вы увидите весь перечень запасных частей, используемых на предприятии. При заказе это значительно ускорит работу, т.к. данные по наименованию, артикульному номеру, стоимости (на момент её прошлой покупки) поставщику подтянется по клику мыши. 

– Заказ запчастей.

Первый этап бизнес процесса по покупке з/ч. Потребитель создаёт задачу на рассмотрение ответственному лицу и тот либо одобряет заявку и заказывает (оплачивает) запчасти, либо аргументировано отказывает. 

• Поставщики.

Модуль взаимодействия с поставщиками, обеспечивающими эксплуатацию транспорта. В философии Завгар Онлайн важнейшими поставщиками являются:

• поставщик топлива (конкретные АЗС, либо сеть, либо ТПК (оператор топливных карт));
• поставщики запасных частей;
• сервисные станции, осуществляющие обслуживание и ремонт техники;
• поставщики страховых услуг.  

Для максимального эффекта внедрения заполните всех поставщиков, в будущем это позволит сэкономить огромное количество времени и денег.