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Módulo «Recordatorios»

«Zavgar Online» es un sistema para planificar y monitorear el cumplimiento del mantenimiento de vehículos.

¿Por qué los recordatorios son fundamentales para la gestión de flotas?

El funcionamiento del transporte es un proceso complejo que requiere la máxima atención y escrupulosidad. El mantenimiento programado elemental a menudo no se realiza a tiempo, lo que lleva a averías graves y, en consecuencia, a un gran tiempo de inactividad y, como resultado, a importantes pérdidas monetarias. De hecho, todo en la sección de transporte tiene su propio recurso; para simplificar el trabajo en el sistema Zavgar Online, fue creada la sección «Recordatorios», que a su vez consta de:

1. Recordatorios de servicio. Esta es la subsección más importante e interesante para todos. Abarca principalmente el mantenimiento periódico del equipo (mantenimiento periódico, sustitución de consumibles, etc.), también recomendamos crear recordatorios de servicio para todas las unidades del vehículo, de acuerdo con los intervalos de sustitución de estas unidades recomendados por el fabricante. Se garantiza que estos sencillos pasos reducirán significativamente el costo total de propiedad del equipo, y también eliminarán virtualmente el tiempo de inactividad del equipo debido a reparaciones de fuerza mayor. La planificación y el orden son la mejor forma de gestionar eficazmente la flota.

2. Recordatorios de vehículos. Un vehículo es un activo. El mantenimiento de activos siempre conlleva ciertos costos, incluso financieros. Esto es el pago de seguros, permisos, admisiones, etc. Los gastos y las acciones ocurren a intervalos regulares y si no se realiza la prórroga, la empresa incurre en grandes pérdidas. Desafortunadamente, las compañías de seguros no siempre están orientadas al cliente y muy a menudo no pueden o se les olvida recordar de antemano a la persona responsable que es necesario realizar una prórroga. Los mecánicos transfieren la responsabilidad a los conductores, pero a menudo fallan. El sistema Zavgar Online no olvidará nada, le recordará con anticipación y guardará los escaneos de todos los documentos en el sistema.

3. Recordatorios para contactos. Todo el mundo está esperando vehículos con piloto automático en los próximos 10-20 años, pero por ahora el conductor es una parte integral del proceso de funcionamiento de la flota de vehículos. Los conductores a menudo no son muy obligatorios y esto lleva a multas, período de inactividad del equipo y otros problemas. Es necesario renovar la licencia de conducir, así como las admisiones de conductores a los objetos. El sistema Zavgar Online recordará no sólo al propio conductor, sino también a su administración y a las partes interesadas. Además, el sistema puede recordar el cumpleaños del empleado, felicítelo, estará encantado 🙂 

Este fue un resumen de las subsecciones principales, a continuación se encuentran instrucciones detalladas para cada una de las subsecciones.

Recordatorios de servicio

En el menú principal vaya a la sección «Recordatorios» → «Recordatorios de servicio»

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Se abre una lista de todos los recordatorios de servicio de su flota.

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La lista de recordatorios se filtra de forma predeterminada:

1. Por el nombre del vehículo;

2. Por el estado de recordatorio (activado, pronto, vencido)

Si lo desea, puede utilizar un filtrado más complejo haciendo clic en el botón «Más», se mostrará un menú adicional en el lado derecho de la pantalla.

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¿Qué datos se muestran en la lista de recordatorios de servicio?

1. En realidad, los recordatorios de servicio están en orden, comenzando por el último creado. Nombre, intervalo, kilometraje o hora de la advertencia sobre la próxima realización.

2. El nombre del vehículo. A continuación, puede ver información sobre cuánto queda hasta la fecha de realización o hace cuánto está vencido el recordatorio.

3. Estado del recordatorio. El sistema proporciona tres tipos de estados: activado, pronto (se activará cuando aparezca «cuándo advertir») y vencido.

4. A quién notificar. Aquí se indica la persona responsable de este sector. De forma predeterminada, se notifica a todos los usuarios con los derechos adecuados.

¿Cómo agregar un recordatorio de servicio?

Vaya a la sección «Recordatorios de servicio» → haga clic en el botón «Agregar»

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¡Atención! Para un trabajo más conveniente y eficiente, antes de usar Zavgar Online, ingrese todas las tareas de servicio (mantenimiento periódico y reparaciones). Esto se puede hacer de dos maneras:

1. Creación rápida de un recordatorio de servicio en la tarjeta de adición. Frente al campo para seleccionar una tarea de servicio está el signo +, haga clic en él

vaya a la tarjeta para agregar una tarea de servicio

Ingresamos el nombre, la descripción, podemos crear inmediatamente, por ejemplo, el mantenimiento 1 y combinar subtareas en él (cambio de aceite, filtros, etc.). Guardamos.

2. Creación de un manual de tareas de servicio. Vaya a la sección «Servicio» → «Tareas de servicio».

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Por favor, no duplique tareas, cuando comience a ingresar texto, el sistema Zavgar Online le advertirá si la tarea está duplicada.

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Continuemos con los recordatorios de servicio, es decir, agregándolos.

Seleccione un vehículo → seleccione una tarea de servicio → especifique un intervalo de kilometraje y tiempo (en el lado derecho el sistema establecerá automáticamente un horario de realización de esta tarea). Si la tarea de servicio se ingresa después de que se realizó el trabajo real, cambie la pestaña «Indique las lecturas de cuando se realizó esta tarea por última vez» a la posición «encendido» e indique la lectura del odómetro y la fecha de realización del trabajo. → indique en cuántos kilómetros de kilometraje o días calendarios Usted debe ser advertido sobre la realización del trabajo → indique si es necesario enviar una notificación por correo (no olvide indicar la persona responsable cuando cambie al estado Encendido) → indique un comentario si es necesario → en la esquina superior derecha haga clic en el botón «Agregar». Si necesita una notificación por correo electrónico, active la casilla de verificación y marque los usuarios que deben recibir la notificación por correo electrónico

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Para eliminar o editar notas de servicio, se requieren los derechos de acceso correspondientes.

Para actualizar automáticamente un recordatorio de servicio al finalizar el trabajo, al crear un registro de servicio, seleccione la tarea de servicio vinculada con este recordatorio de servicio.

Por ejemplo, el sistema ha creado un recordatorio de servicio «Sustitución del difusor de aroma» con una frecuencia de cada 3000 km. o cada 2 meses.

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El sistema advierte al responsable de la inminente necesidad de reemplazo y éste crea un registro de servicio (también puede crear un pedido de compra, con la posibilidad de cancelar repuestos). En el campo «Tarea de servicio», seleccione «Reemplazo del aroma del difusor» y anote el costo del trabajo, en este caso fueron 200 rublos.

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Agregamos un registro de servicio y el recordatorio de servicio «Reemplazo del difusor de aroma» se actualiza automáticamente.

Recordatorios de vehículos

En el menú principal, vaya a la sección «Recordatorios» → «Recordatorios de transporte». Se abre la lista de recordatorios de transporte creados.

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La lista de recordatorios puede filtrarse de forma predeterminada por:

1. El nombre del vehículo;

2. Estado del recordatorio (pronto, vencido);

3. Fecha.

Si lo desea, puede utilizar un filtrado más complejo haciendo clic en el botón «Más», se mostrará un menú adicional en el lado derecho de la pantalla.

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¿Qué datos se muestran en la lista de recordatorios de vehículos?

1. Nombre del vehículo.

2. Tipo de recordatorio del vehículo (en caso de retraso, se muestra la palabra “vencido”).

3. La fecha de vencimiento del intervalo.

4. Acciones. La funcionalidad principal es la prolongación (prórroga) del intervalo de recordatorio  del vehículo. También aquí se editan, se completan y se eliminan los recordatorios.

Agregar recordatorios de vehículos

Vaya a la sección «Recordatorios de transporte» → haga clic en el botón «Agregar»

¡Atención! Para un trabajo más conveniente y eficiente, antes de usar Zavgar Online, ingrese todo tipo de recordatorios de transporte (documentos actualizados periódicamente, seguros, permisos, admisiones, etc.). Todos los recordatorios típicos (seguro obligatorio de responsabilidad civil, calibración de tacógrafo, pago de impuestos de transporte, pago de arrendamiento y crédito, etc.) ya están en el sistema.

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Para agregar tipos adicionales de recordatorios o editar los básicos, vaya a la sección «Configuración» → «Tipos de recordatorios del vehículo» → «Agregar tipo»

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No duplique recordatorios; cuando comience a ingresar texto, el sistema Zavgar Online le advertirá si la tarea está duplicada.

También es posible agregar rápidamente tipos de recordatorios de vehículos al crear un recordatorio de vehículos.

Simplemente ingrese un nombre para el recordatorio y haga clic en guardar.

Para agregar un recordatorio de transporte:

Seleccione un vehículo → Seleccione el tipo de recordatorio → Especifique el plazo de la tarea → Especifique en cuántos días, semanas, meses, años es necesario notificar al responsable de la finalización de este recordatorio → Especifique las personas responsables que monitorearán esta tarea → Guarde el recordatorio

Para eliminar o editar recordatorios de un vehículo, es necesario tener los derechos de acceso adecuados.

Recordatorios de contacto

En el menú principal, vaya a la sección «Recordatorios» → «Recordatorios para contactos». Se abre una lista de recordatorios de contactos creados:

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¡Atención! Para un trabajo más conveniente y efectivo, «Zavgar Online» ingresa todo tipo de recordatorios para contactos (documentos actualizados periódicamente para una persona específica: licencia de conducir, permisos, admisiones, etc.).

Hay dos formas de agregar tipos de recordatorios para contactos:

1. Adición rápida, en la tarjeta de creación de un nuevo tipo de recordatorios para un contacto.

Junto al campo de selección «Tipo de recordatorio», haga clic en el signo +

Ingrese un nombre para el nuevo tipo de recordatorio para un contacto y haga clic en «Guardar»

2. A través del módulo «Configuración» → «Tipos de recordatorios de contactos» → «Agregar tipo»

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No duplique recordatorios; cuando comience a ingresar texto, el sistema Zavgar Online le advertirá si la tarea está duplicada.

La lista de recordatorios puede filtrarse por:

1. El nombre del vehículo;

2. Estado del recordatorio (pronto, vencido);

3. Fecha.

Si lo desea, puede utilizar un filtrado más complejo haciendo clic en el botón «Más», se mostrará un menú adicional en el lado derecho de la pantalla.

Agregar un recordatorio de contacto

Seleccione un contacto → Seleccione un tipo de recordatorio → Especifique una fecha límite para la tarea → Especifique en cuántos días, semanas, meses, años es necesario notificar a la persona responsable sobre la finalización de este recordatorio → Especifique las personas responsables que monitorearán esta tarea → Guarde el recordatorio

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Para eliminar o editar recordatorios de contactos, es necesario tener los derechos de acceso adecuados.

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Actualizado 30.12.2020

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