1. Home
  2. Módulos básicos
  3. Módulo «Flota de vehículos»

Módulo «Flota de vehículos»

Zavgar Online es un sistema basado en la nube para monitorear y automatizar el trabajo de una flota de vehículos corporativos.

Mucha gente piensa que es bastante fácil operar uno o incluso tres automóviles. Como dicen los propietarios de una pequeña flota de automóviles: «Los conozco y conozco todos sus problemas como la palma de mi mano». En la mayoría de los casos, esta confianza en uno mismo conduce a casos de fuerza mayor, tiempo de inactividad y conflictos con los Clientes. El motivo es bastante simple, tenga en cuenta todos los matices, realice todos los trabajos técnicos a tiempo, actualice los seguros y permisos necesarios a tiempo, así como el personal de las grandes empresas, de las que se retira la unidad de transporte por separado. … … Por no hablar de las pequeñas empresas donde hay un gerente, cerrajero y vendedor. y un contador. Muchos se refieren a los representantes de las microempresas como una «orquesta de hombres». La única solución es utilizar el mejor software y productos para la automatización de procesos. Zavgar Online permite a las empresas de todos los tamaños automatizar sus secciones de transporte, y su módulo Auto Park es esencialmente el núcleo «.

Lista de vehículos

 Este bloque le permite obtener una imagen completa del estado actual de la flota, osea:

  • la lista completa de vehículos;
  • sus estados (Activo, Desactivado (vendido), en reparación, arrendado, etc. Se puede crear o editar los estados haciendo clic en «Configuración» → «Estados de vehículos» → «Agregar un estado»);
  • tipos de vehículos: Coche, Camión, Autobús, Minibús, Equipo especial, etc.  Se puede crear o editar los tipos de vehículos haciendo clic en «Configuración» → «Tipos de vehículos» → «Agregar un tipo»;
  • grupos de vehículos.  Se puede agrupar los objetos.  Por ejemplo, por el principio territorial o el tipo de trabajo, etc.  Se puede crear o editar los grupos de vehículos haciendo clic en «Configuración» → «Grupos» → «Agregar un grupo»;
  • cálculos actuales del odómetro (cuentakilómetros);
  • quien actualmente conduce el vehículo. 

De manera predeterminada, se puede filtrar los datos por el nombre de vehículo, los estados (por ejemplo, mostrar sólo aquellos que están reparándose o, por el contrario, están activos).  Al hacer clic en el botón «Más», se puede ampliar las opciones posibles para filtrar los datos.

También es posible agregar rápidamente un nuevo vehículo de esta lista:

Tarjeta del vehículo

 El vehículo es el activo más importante del conjunto de programas de Zavgar Online.  Todo el historial de funcionamiento debe guardarse y para eso fue creado el libro electrónico de servicio en el sistema.  Para acceder allí, haga clic en el icono «ojo»:

///

En la tarjeta del vehículo se muestra la siguiente información:

  1.  Marca / modelo del vehículo;
  2.  Matrícula del vehículo;
  3.  Número de bastidor del vehículo;
  4.  Año de fabricación del vehículo;
  5.  Estado del vehículo (en funcionamiento, en reparación, conservación, etc.);
  6.  El grupo al que pertenece este vehículo;
  7.  Tipo del vehículo, según clasificación interna;
  8.  El conductor asignado a este vehículo;
  9.  Todos los cálculos del odómetro del vehículo;
  10.  Lista de todos los recordatorios (por el servicio y el vehículo);
  11.  Historia de todas las gasolineras;
  12.  Lista de todos los gastos adicionales;
  13.  Historial de todos los problemas surgidos durante el funcionamiento de este vehículo;
  14.  Todos los registros de servicio de este vehículo;
  15.  Lista de pedidos de compra de este vehículo;
  16. Lista de piezas de repuesto, líquidos mecánicos y materiales utilizados en la reparación y mantenimiento de este vehículo;
  17.  Todas las fotos y otros archivos de este vehículo;
  18.  Especificación del vehículo (dimensiones, peso, rendimiento);
  19.  Identificación de anomalías en el consumo de combustible.  Basada en el repostaje y la distancia recorrida del vehículo;
  20.  Ubicación actual (funciona siempre cuando el sistema de monitoreo GLONASS / GPS está conectado);
  21.  Asignaciones del vehículo.  Quién y cuándo manejó este vehículo;
  22.  Observadores del vehículo.  La lista de usuarios que reciben notificaciones sobre el funcionamiento de este vehículo;
  23.  Todas las multas de tráfico recibidas de este vehículo;
  24.  Comentarios de usuarios sobre este vehículo;
  25.  Historial completo de todos los cambios de este vehículo.  En orden cronológico.
  26.  Gráfico que muestra el precio de 1 km. de ruta de este vehículo.
  27.  Botón para agregar rápidamente: un problema, registro de servicio, repostaje o cálculos del cuentakilómetros (odómetro);
  28.  Botón para agregar rápidamente a los observadores de este vehículo.  El observador recibe notificaciones de todos los cambios clave;
  29.  Botón para cambiar al modo de edición.

///

¿Cómo agregar un vehículo? 

 Haga clic en la sección «Flota» → «Lista de vehículos» → «+ Agregar un vehículo». 

///

 Pestaña «Información» 

 Introduzca el nombre del vehículo (o la matrícula, como le conviene) → introduzca el año de fabricación del vehículo → introduzca la matrícula (si ya la ha indicado en el título, simplemente omita este elemento) → Seleccione el tipo del vehículo (se puede crear o editar los tipos de vehículos haciendo clic en «Configuración»  → “Tipos de vehículos” → “Agregar un tipo”) → ​​Seleccione el estado actual del vehículo (Activo, Desactivado (vendido), en reparación, arrendado, etc. Se puede crear o editar los estados haciendo clic en “Configuración” → “Estados del vehículo”  → “Agregar un estado”) → ​​Seleccione el grupo en el que se puede incluir este vehículo (Se puede agrupar los objetos. Por ejemplo, por el principio territorial o el tipo de trabajo, etc. Se puede crear o editar los grupos de vehículos haciendo clic en “Configuración” → “Grupos” → “Agregar un grupo») → Introduzca el modelo del vehículo (como se indica en el pasaporte) → Introduzca el número de bastidor del vehículo → Suba una foto del vehículo.

///

Pestaña «Configuración» 

 Indique el tipo de medición que se utiliza en este vehículo (odómetro o moto reloj) → El campo «cálculo actual» no está disponible para completar a través del módulo «Flota».  Es necesario introducir los datos primarios a través de adición de un evento (repostaje, problemas, solo lecturas del odómetro, etc.).  El programa calculará el promedio por sí mismo → Si este vehículo tiene dos fuentes de datos sobre el funcionamiento real del vehículo (por ejemplo, odómetro y moto reloj), deslice a la derecha para activar el botón «Agregar el segundo cuentakilómetros” e introduzca los datos.  Si la fuente es sólo un odómetro, omita este paso → Introduzca los datos por el tipo de combustible utilizado y por el volumen del tanque.  Si el vehículo usa dos fuentes (por ejemplo, gasolina y propano), haga clic en «Agregar» e introduzca la segunda.

///

Pestaña «Especificaciones» 

Introduzca los detalles del vehículo agregado. 

///

Pestaña «Archivos» 

 Guarde todas las copias de los documentos en la tarjeta del vehículo.  Eso ahorrará mucho tiempo en el futuro.

///

Pestaña «Avanzado» 

Aquí aparecen los campos personalizados vinculados a la entidad del vehículo. Por ejemplo, es importante que la empresa tenga datos sobre el número de tacógrafo instalado en cada vehículo.  Vaya a «Configuración» → «Campos personalizados» → Seleccione el módulo «Vehículo» → Seleccione el campo «Valor numérico» → «Guardar». Además, en la pestaña «Avanzado» aparece el campo «Número de tacógrafo» para todos los vehículos. 

///

 Después de completar todos los datos, haga clic en el botón «Agregar» en la esquina superior derecha.

Lista de asignaciones del vehículo

 El conductor es una figura clave en el funcionamiento del vehículo.  En el sistema de Zavgar Online, el nexo «vehículo + conductor» es un requisito para el correcto funcionamiento del programa. Dos vehículos completamente similares pueden tener costos de funcionamiento radicalmente diferentes y eso se debe al factor humano. Para identificarlo y corregirlo efectivamente, se necesitan los números.  Se puede obtenerlos con varios clics en el sistema de Zavgar Online.  Pero primero, es necesario vincular al conductor con el auto, el módulo «Asignaciones del vehículo» ayudará a hacer eso.

 El módulo «Asignaciones del vehículo» muestra:

  1. La información de texto. Quién es el conductor y durante cuánto tiempo conduce (condujo el vehículo). 
  2. La imagen visual, con la posibilidad de mover el tiempo de trabajo justo en el gráfico.
  3. La posibilidad de filtrar datos. Por ejemplo, para ver en qué vehículo trabajó un conductor exacto o para seleccionar el período de visualización de la información.

///

De esta lista también es posible asignar rápidamente un conductor para conducir el vehículo:

///

Asignación del conductor al vehículo

 Vaya a «Flota» → «Asignaciones al vehículo» → «+ Asignar al vehículo»

///

 Seleccione el vehículo → Seleccione al conductor → Introduzca los datos iniciales, cuando el conductor recibe el auto en el sistema (La fecha, la hora y también los cálculos del odómetro). Si el conductor siempre conduce uno o varios vehículos, por favor no introduzca la fecha de vencimiento ni los cálculos finales del odómetro.  En este caso, el conductor recibe los derechos para introducir datos y verlos por todos los autos a los que está asignado, de forma indefinida.  → haga clic en «Guardar»

///

 ¡Atención! Un conductor puede ser asignado a varios vehículos a la vez.  Al introducir datos, él selecciona el vehículo que está conduciendo en este momento. Los vehículos a los que el conductor no está asignado,

no se mostrarán en su cuenta de la aplicación móvil.

Vehículos observados

 Este módulo lo crearon principalmente para los propietarios y top gerentes de la empresa.  En un gran flujo de información, es necesario destacar lo más importante y centrarse en los mejoramientos. Por ejemplo, una empresa tiene 40 piezas de equipo. La empresa alquila el equipo, y el precio de explotación en este caso es el costo. La empresa ha adoptado una política de la mejora continua y cada mes se selecciona un área de enfoque por los tipos de equipo. Para mayor facilidad, la empresa utiliza el módulo «Vehículos observados» y existen grupos por tipos de vehículos. Cada mes el grupo observado cambia y el grupo de mejoras recibe notificaciones y otros datos sólo para el grupo de enfoque. No sólo realizan un registro de hecho sino también aprenden cómo optimizar el proceso en tiempo real. Y como resultado, viene la reducción del costo con la misma eficiencia. Luego, el departamento de transporte recibe el modelo terminado y la alta gerencia pasa a otro grupo, no olvidando monitorear los indicadores puntuales.

 Hay dos opciones para agregar la observación:

 1. En la tarjeta del vehículo → «Observar el vehículo»

СКРИНШОТ 

2. A través de grupos de objetos → Seleccionar un grupo → «Actualizar grupos»

///

 Si lo desea, puede convertirse en el observador de todos los vehículos con un solo clic o detener la observación de todos los vehículos. 

///

Historial de cálculos del cuentakilómetros (odómetro)

 En cualquier momento Usted puede ir a la sección «Historial de cálculos» y ver todas las acciones relacionadas con la transferencia de cálculos del odómetro (cuentakilómetros) con referencia al vehículo. Están ordenados por fecha en orden decreciente (del más nuevo al historial más antiguo). Para mayor facilidad se puede utilizar filtros estándar por fecha, nombre del vehículo y otros parámetros.

///

Lista de gastos adicionales

 Durante la explotación aparecen gastos que no se puede atribuir a ninguna categoría, pero es obligatorio tenerlos en cuenta. Por ejemplo, alojamiento, alimentación para el conductor, compras de algunas cositas en efectivo. Por cierto, estos gastos son en general por efectivo y en caso de ausencia de registro pueden causar discrepancias en la consolidación de las finanzas. Para contabilizar dichos gastos, existe el módulo “Gastos adicionales». Todos los gastos incluidos en esta sección serán tomados en cuenta en el costo de explotación y el costo de 1 km de ruta. 

 En el menú principal, vaya a la sección «Flota» → «Gastos adicionales». Se abre la lista de todos sus gastos adicionales de su flota.

 ¿Qué datos se muestran en la lista de registros de servicios?

  1.  Nombre del vehículo.
  2.  Un producto o servicio por el que fue realizado este gasto.
  3.  El tipo (categoría) de gasto adicional al que pertenece el producto o servicio.
  4.  El precio del producto o servicio.
  5.  Qué usuario agregó este gasto adicional. 
  6.  El botón para ir a la tarjeta de gasto adicional. 

///

Se puede filtrar la lista de gastos adicionales por:

  1.  Las fechas en las que fueron introducidos los gastos adicionales;
  2.  El nombre del vehículo;
  3.  El tipo de gasto adicional;
  4.  El usuario que agregó el gasto adicional.

///

Desde esta lista también es posible introducir rápidamente un gasto adicional en el sistema:

///

Adición de los gastos adicionales.

 Se puede agregar los gastos adicionales de dos formas:

 1. A través de la aplicación móvil por el conductor.

 Después de realizar los gastos adicionales, el conductor va a la aplicación móvil Zavgar Online, selecciona el vehículo que está conduciendo en este momento → en la esquina inferior derecha, selecciona el ícono «el plus verde» → «¿Qué vamos a agregar?»  – “Gasto” → Introducimos el precio pagado (pestaña «precio») → Describa brevemente en qué fue gastada esta cantidad → Seleccione “Tipo de gasto” → Especifique la fecha y hora de realización del pago → Suba una foto o factura que confirma el gasto → Haga clic en “Agregar «

///

2. A través de la versión web del programa

 Vaya a la sección «Flota» → «Gastos adicionales del vehículo”→“ Agregar un gasto ”→“ Seleccione el vehículo ”→ Especifique una descripción del gasto → Seleccione el tipo (categoría de gasto) → Especifique el costo de este gasto → especifique la fecha y hora del gasto → suba en el sistema todos los talones y otros documentos que confirman el hecho del gasto.→ Haga clic en «Agregar»

///

Tarjeta de gasto adicional

 Cada gasto adicional tiene su propia tarjeta. Toda la información se guarda en ella.  Cuándo fue realizado, por quién, las fotos que confirman el pago. Para ir a la tarjeta, haga clic en el icono «ojo», enfrente de gasto adicional.

///

En la tarjeta de gasto adicional se muestra la siguiente información:

  1.  Descripción del gasto.
  2.  El nombre del vehículo por el que fue realizado el gasto adicional.
  3.  El usuario que agregó el gasto adicional.
  4.  La fecha de creación del gasto adicional y su costo.
  5.  La foto que confirma el hecho del gasto.
  6.  El botón de edición de tarjeta del gasto adicional.

///

Empiece a gestionar su flota ahora

Libera hasta 10 coches

Actualizado 12.01.2021

Artículos similares