Zavgar Online es una herramienta óptima para el control de inventario de repuestos, líquidos y consumibles para flotas de cualquier tipo y tamaño.
El producto Zavgar Online es una sinergia de nuestra experiencia en la implementación de productos de tecnología de la información para el transporte y el resultado de las dificultades identificadas de los gerentes y mecánicos jefes, con quienes realizamos entrevistas de encuestas antes del lanzamiento. En casi todo, nuestros Clientes estuvieron unidos. Los problemas son los mismos para todos, al igual que las formas de administrar la flota (revistas, excel). El almacén era la manzana de la discordia.
Algunos dicen que es importante para ellos mantener en stock las principales posiciones del almacén, mientras que otros compran repuestos para reparaciones o mantenimiento específicos.
Para los primeros es importante:
- La información más detallada sobre cada artículo del producto (número de artículo, nombre, fabricante, proveedor, ubicación de almacenamiento en el almacén).
- Información actualizada sobre saldos.
- Recordatorio del próximo saldo crítico de la posición en el almacén.
- Seguimiento de todas las cadenas desde el momento de la entrega hasta la instalación real en el vehículo.
Para los últimos:
- La adición de repuestos más rápida posible, con cancelación automática en el pedido de compra de trabajo.
- Seguimiento de la máxima información posible (precio de las piezas de repuesto, artículo, proveedor) desde el momento en que fueron instaladas las piezas de repuesto en el vehículo.
Hemos inventado una solución que ayudará a establecer el registro del almacén tanto para los primeros como para los últimos.
¿Cómo mantener registros de inventario en el sistema Zavgar Online?
Este bloque es para empresas que poseen existencias en almacén de repuestos, fluidos y consumibles, mantienen registros de inventario.
¡Atención! Las piezas de repuesto se amortizan directamente durante la reparación o el mantenimiento en el módulo “Órdenes de trabajo”.
Vaya a la sección “Almacén” → “Repuestos”
¿Qué datos se muestran en esta lista?
- Nombre de la pieza de repuesto, fluido técnico o material;
- La categoría a la que pertenece este producto;
- Fabricante de bienes y número de pieza;
- Costo por 1 unidad (l., m., etc.);
- El número de unidades de producto en el resto (al pasar el ratón, se muestra el nombre del almacén);
- Botón para ir a la ficha de producto en el almacén;
- La capacidad de agregar rápidamente una unidad de producción al almacén.
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Las piezas de repuesto se filtran por:
- Nombre de la pieza;
- Categorías de piezas de repuesto (las crean los usuarios en la sección “Configuración” → “Categorías”, por ejemplo, un desglose por nodos de vehículos);
- Para fabricantes de repuestos (se crean por los usuarios en la sección “Configuración” → “Fabricantes”)
- Nombre del almacén.
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Tarjeta de la pieza de repuesto
Cada unidad de producto del almacén tiene su propia tarjeta en el sistema. Los repuestos, consumibles, fluidos técnicos, etc., se clasifican en el sistema como “repuestos”. La tarjeta de la pieza de repuesto contiene toda la información: número de artículo, fabricante, movimiento, etc. Para acceder a la ficha, haga clic en el icono “ojo”:
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La siguiente información se muestra en la tarjeta de repuestos:
- Información general sobre la pieza de repuesto;
- Restos en almacenes;
- Información sobre todos los movimientos de la pieza de repuesto (llegada, movimiento, consumo);
- Fotos y otros archivos sobre esta pieza de repuesto;
- El historial de la pieza de repuesto durante todo el tiempo después de ingresar al sistema
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6-7. Aquí puede reabastecer el almacén, en el caso de comprar una pieza de repuesto, o mover mercancías de un almacén a otro.
8. Botón para editar una pieza de repuesto, todos los cambios se muestran en el historial.
¿Cómo agregar un nuevo nombre de pieza al almacén?
Para agregar nuevos artículos al almacén, el sistema proporciona dos formas:
1. Al crear un pedido de compra, en el bloque “Repuestos”
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2. En el módulo “Almacén”
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En el primer caso, la pieza de repuesto agregada se cancela inmediatamente para el pedido de compra en la que fue creado. El segundo método es más fundamental y correcto, echemos un vistazo más de cerca.
Abramos la tarjeta para agregar una pieza de repuesto:
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- Ingrese el nombre de la pieza de repuesto. Cómo le resultará conveniente ver el nombre en la lista;
- Indique el fabricante de la pieza de repuesto o otra unidad de producto utilizada para reparación o mantenimiento (para agregar fabricantes de piezas de repuesto, vaya a: “Configuración” → “Fabricado” → “Agregar fabricante” o utilice la función de adición rápida haciendo clic en el signo “+” al lado);
- Especifique el número de artículo del fabricante
- Especifique la categoría. La categorización se crea para agrupar e informar cómodamente. Por ejemplo, por tipo de equipo, tipo de repuestos o unidad intravehicular. Las categorías principales ya han sido agregadas, si no tiene la que necesita, agregue una nueva categoría de repuestos o use la función de adición rápida haciendo clic en el signo “+” al lado);
- Registre el precio unitario actual. En el futuro, se puede cambiar al cancelar una orden de trabajo específica o al comprar repuestos);
- Especifique la unidad de medida del artículo básico. Por ejemplo, pieza, mililitro, gramo, etc. Tenga en cuenta que para una contabilidad correcta de kilogramos, conviértalos a gramos, y litros a mililitros;
- Ingrese el artículo interno (por ejemplo, el número de inventario utilizado en la empresa). Este campo es opcional y se puede omitir;
- Indique el kilometraje planificado de la pieza de repuesto. Es un recurso de tiempo de actividad determinado por el fabricante o la empresa.
- Publique una foto de la posición del almacén;
- Descargue todos los documentos y otros archivos de esta parte que sean importantes para usted (documentos, certificados, aprobaciones, etc.)
La cancelación de repuestos para reparaciones específicas o mantenimiento se realiza a través de las “Órdenes de trabajo”, el módulo “Servicio”.
Movimientos en el almacén (aceptación, cancelación, transferencia)
Una de las preguntas más frecuentes sobre un almacén es agregar una cantidad específica de productos a una tarjeta de repuestos. Además, los factores importantes son el movimiento de repuestos de un almacén a otro (y el sistema también tiene un concepto como un almacén en un vehículo) y el control sobre la cancelación de una parte de repuesto durante las reparaciones.
El módulo “Movimiento” resuelve todas las tareas anteriores.
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La información sobre movimientos de mercancías también se almacena aquí.
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¿Cómo agregar la cantidad requerida de repuestos?
Vaya al módulo “Almacén” → “Movimientos” → “Recepción”
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Se abre una tarjeta de recepción de producto:
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- Indique el almacén al que se enviarán estos repuestos;
- Seleccione los nombres deseados de los repuestos, si falta alguno de ellos, agregue haciendo clic en el signo “+” en la parte derecha.
- Indique la cantidad de unidades de productos que desea llevar al almacén.
- Suba una foto confirmando el hecho de recepción de la mercancía;
- Suba los documentos confirmando el hecho de compra.
- Guarde los datos ingresados.
Traslado de repuestos entre almacenes.
El sistema Zavgar Online le permite mover piezas de repuesto entre almacenes. La información será relevante tanto para empresas con varios almacenes físicos en diferentes regiones de presencia, como para empresas que emiten repuestos para una pronta reparación por parte del conductor (recarga de aceite, sustitución de iluminación, etc.).
¿Cómo realizar el traslado?
Vaya al módulo “Almacén” → “Movimientos” → “Traslado”
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Se abre una tarjeta para trasladar mercancías:
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- Especifique el almacén desde el que se transferirán estos repuestos;
- Seleccione el almacén al que se transferirán estas piezas;
- Seleccione los nombres requeridos de las piezas de repuesto;
- Especifique la cantidad de artículos que se trasladarán al almacén.
- Suba una foto confirmando el hecho de la recepción de la mercancía;
- Suba los documentos confirmando el hecho de la compra.
- Guarde los datos ingresados.
Inventario.
Las piezas de repuesto para cualquier negocio son un activo. Si un activo se gestiona mal, incluso una empresa estable puede ir a la quiebra. La contabilidad de las piezas de repuesto cuando se cancelan para reparación o mantenimiento es un proceso muy importante, pero la contabilidad de las piezas de repuesto en los almacenes sigue siendo igualmente importante. Especialmente para administrar este proceso en todo el mundo, se utiliza una herramienta: un inventario, que se realiza periódicamente y que puede saber exactamente cuánto, dónde y qué se encuentra, y en ausencia de alguna unidad o pieza de repuesto, le permitirá realizar un informe y excluir tales casos en el futuro.
Vaya al módulo “Almacén” → “Inventario”
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Se muestra una lista de todos los inventarios, con la posibilidad de filtrarse por:
- fechas del evento;
- el nombre del almacén;
- el usuario que realizó el inventario;
- partes que han sido inventariadas.
Cualquier inventario tiene una tarjeta que muestra toda la información que contiene.
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Inventario de almacén.
Se realiza un inventario con el sistema Zavgar Online para solucionar dos problemas:
- Cálculo de saldos reales en almacenes;
- Esta es una de las formas de recibir rápidamente productos de una gran compra.
Vaya al módulo “Almacén” → “Inventario” → “Agregar”
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Se abre una tarjeta de inventario:
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- Determina el almacén donde realizarás el inventario.
- Ingrese (si es necesario) una descripción que indique el motivo del inventario.
- Haga una lista de repuestos eligiendo los existentes de la lista o agregando rápidamente nuevos (signo “+” en la parte derecha de la lista de selección de repuestos). Si necesita seleccionar todas las partes a la vez, en la parte derecha de la lista, haga clic en el icono de marca de verificación.
- Compare los saldos de existencias y las piezas de repuesto realmente presentes.
- Haga clic en “Guardar” en la esquina superior derecha.
Pedido de piezas de repuesto
El módulo “Pedido de repuestos” fue creado para permitir un análisis detallado de toda la cadena, desde el momento de la necesidad, hasta la instalación de los repuestos solicitados en un vehículo. El acceso a la información depende de los derechos asignados por el administrador. En la filosofía del producto de Zavgar Online, el pedido de repuestos se realiza en 4 etapas:
1. Creación de solicitud de compra: estado “abierto”. Se crea al agregar un nuevo pedido. La tarea final es la confirmación por parte del responsable de la necesidad de pedir este recambio haciendo clic en el botón “Confirmar”.
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2. Pago real de las solicitudes aprobadas (por conveniencia al crear una solicitud, la persona con los derechos máximos puede aprobar la solicitud inmediatamente) – estado “aprobados”. Para confirmar el hecho del pago, vaya a la tarjeta de pedido y haga clic en el botón “Comprado”
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3. Confirmación del hecho de recepción de la mercancía en el almacén – estado “recibidos”. Para confirmar, vaya a la sección “Recibidos”, vaya a la tarjeta de pedido de repuestos, haga clic en el botón “Enviar al almacén”, se abre la ventana de entrada de mercancías. Ingrese la cantidad real recibida, “Guardar”.
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4. En la misma tarjeta de pedido, se puede cerrar el pedido haciendo clic en el botón “Cerrar pedido”. Después de hacer clic en estos pedidos, pasará a la etapa “Cerrados”.
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Al hacer clic en el estado (abiertos, aprobados, recibidos, cerrados) se accede a la lista de repuestos en este estado.
Proceso empresarial al utilizar el módulo “Solicitar piezas de repuesto”
Para que este módulo funcione de manera eficaz, debe describir su proceso comercial actual y determinar:
- ¿Qué usuario debería crear solicitudes de compra?
- ¿Qué usuario tiene derecho a aprobar dichas solicitudes?
- ¿Cómo recibirá el departamento de contabilidad y finanzas la información sobre la necesidad de pago?
- ¿Qué usuario debe confirmar la llegada de la mercancía al almacén?
Además, los responsables de cada bloque revisan periódicamente los bloques correspondientes, toman decisiones y reciben notificaciones.
¿Cómo crear un nuevo pedido de piezas de repuesto?
Para crear un pedido de repuestos, vaya a la sección “Almacén” → “Pedido de repuestos” → “Agregar”
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Se abre la tarjeta para agregar:
Seleccione el proveedor de quien se planea la compra → Especifique el lugar de almacenamiento futuro de las piezas de repuesto → Seleccione una etiqueta que agrupe las piezas de repuesto → Seleccione el nombre de las piezas de repuesto, su costo y cantidad (las piezas de repuesto deben agregarse de antemano “Almacén” → “Lista de piezas de repuesto”, haga clic en el botón “Añadir”) → a la derecha, indicamos la cuantía del descuento, el costo del envío y la tasa impositiva (si existen) → En la descripción, indique toda la información que caracteriza a este pedido. Será útil para el responsable por aprobar esta aplicación → Suba una factura o recibo → Haga clic en la esquina superior derecha “Guardar” o “Guardar y confirmar (si la persona que crea la aplicación y la aprueba es la misma)”.
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Si diferentes personas están involucradas en agregar y aprobar aplicaciones, las aplicaciones abiertas van a la tarjeta de solicitud y en la esquina inferior derecha, haga clic en “Confirmar”.
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A continuación, vaya a la tarjeta de pedido en la sección “Aprobados” y después de recibir la mercancía, haga clic en “comprado”.
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Luego, vaya a la ficha de pedido de la sección “Recibidos” y haga clic en el botón “Enviar al almacén” → se abre el menú para recibir repuestos al almacén → haga clic en la casilla de verificación debajo de la palabra “Recibir” e indique cuántas unidades de la mercancía comprada se recibirán en el almacén → La aplicación va a la sección “Cerrados”, las piezas de repuesto se entregan al almacén en la cantidad especificada.
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Adición rápida y cancelación de repuestos, fluidos y consumibles bajo el pedido de compra (no se mantiene inventario).
Volviendo a la entrevista de la encuesta, no pocas empresas declararon que compran repuestos, fluidos y consumibles para reparaciones y mantenimiento específicos. Vamos a ver un ejemplo práctico. Es necesario reemplazar el cojinete del eje intermedio comprado específicamente para esta reparación. Las piezas de repuesto para reparaciones se tienen en cuenta y se cancelan exclusivamente en la subsección del módulo “Servicio” → “Órdenes de compra”. La creación de un pedido de compra se describe en detalle en la sección de documentación “Módulo de servicio”.
Entonces, un ejemplo práctico es el siguiente:
- La empresa no lleva registros de existencias y compra repuestos, consumibles y fluidos para reparaciones o mantenimiento específicos.
- Ahora es necesario reemplazar el cojinete del eje transversal, como puede ver en la imagen a continuación, no está en la lista de repuestos disponibles (agregados).
- Para agregar rápidamente, la persona responsable del vehículo va a la pestaña “Repuestos” del pedido de compra y hace clic en el signo + a la derecha de la barra de búsqueda de repuestos.
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- Ingrese el nombre de la pieza de repuesto, fluido o consumible. En este caso, es “Cojinete de eje transversal”.
- Ingresamos el costo por el cual compramos el “Cojinete de eje transversal”, en este caso son 412 rublos.
- Indicamos la categoría a la que pertenece este producto. En este caso en la empresa pertenece a la categoría “Consumibles” (para agregar categorías, vaya a la sección “Configuraciones” → “Categorías de repuestos”).
- Indicamos el fabricante del producto añadido. Por defecto, la categoría es Sin nombre (para agregar fabricantes, vaya a la sección “Configuración” → “Fabricantes”). En este caso, es SKF.
- Especifique una ubicación de almacenamiento. Si la contabilidad del almacén no está establecida de ninguna forma, simplemente cree el Almacén #1 y en todos los casos lo indique.
- Seleccione la unidad de medida para el producto agregado (por ejemplo, piezas, litros, metros, etc.)
- Haga clic en Agregar. La pieza de repuesto se ha agregado correctamente a la lista de piezas de repuesto, cancelada para este pedido de compra.
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