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Inicio rápido en Zavgar Online.

9 pasos para lanzar con éxito un sistema de gestión de flotas

1. Registrarse en el sistema

Para el sistema Zavgar Online, regístrese en el sistema mediante el enlace:

https://web.zavgar.online/register

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2.Inicie sesión en Zavgar Online

Para ingresar al sistema Zavgar Online, utilice el siguiente enlace. Si es posible, agréguelo a las pestañas de su navegador favorito:

https://web.zavgar.online

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El inicio de sesión es la dirección de correo electrónico o el número de teléfono ingresado durante el registro.

La contraseña también fue especificada por usted durante el registro.

3.Compruebe si la configuración predeterminada es la adecuada para su empresa.

Para comodidad de los usuarios, casi todos los tipos de entidades del sistema se pueden agregar a través de la sección de entidades correspondiente. Por ejemplo, necesitamos agregar tipos de costos adicionales. Vamos a «Flota» → «Costes adicionales del vehículo» → «Añadir costes» → Rellena los datos del consumo y frente a la línea «Tipo de consumo» se muestra un signo «+». Al hacer clic en él, puede agregar rápidamente un nuevo «Tipo de consumo». El mismo principio de adición rápida existe en otras entidades de «Zavgar Online

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Los tipos de eventos, tareas, etc. son raíz del programa. De forma predeterminada, los tipos predeterminados se establecen en «predeterminado» o de acuerdo con los requisitos de la mayoría de los usuarios. Tenga en cuenta que para una configuración óptima del programa, es necesario ajustar los «datos predeterminados». El sistema es muy flexible, lea atentamente la sección «Configuración» de la documentación.

Si está satisfecho con la configuración estándar, preste atención a la esencia del «Grupo». Para la conveniencia de trabajar con el sistema, se recomienda agrupar objetos:

  • por tipo de equipo (por ejemplo, camiones, equipo especial u objetos estacionarios);
  • sobre una base territorial (sucursal, sitio, región actual de trabajo);
  • otros signos que unen objetos

La agrupación simplificará su trabajo en el futuro y le permitirá obtener informes más estructurados.

Para crear grupos de objetos, vaya a la sección «Configuración».

La adición rápida es una herramienta conveniente para el llenado gradual, pero para algunos usuarios será conveniente ingresar inicialmente todos los datos iniciales. Esto se puede hacer a través del módulo «Configuración».

Vaya a la sección «Configuración» → «Grupos» → «Agregar grupo»

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4. Adding users to the system (managers, accounting and finance, dispatch operators and drivers).

Go to “Team” section , next “Users”, next “Add a user”

СКРИНШОТ

Add user details. Select the type of contact : driver, employee, supplier or a mechanic.

СКРИНШОТ

Define access rights for this user.

Distribution of access rights.

“Zavgar online” system has 3 types of users. 

  • Owner — the one who created the account — there can be only one user of this kind.
  • Administrator — he has the maximum possible rights in the system.
  • User — this kind of user can be assigned a role. Therefore, it is possible to create an unlimited number of roles with different access levels.

Select what access rights the person added to the system will receive?

To create standard user rights when creating a user, go to the «Roles and Permissions» tab → select who this user will be. 

What is the difference?

There are standard rights:

Administrator — it is often the owner of the company, executive or the company transportation issues decision-maker. Administrator has full access rights, sees all vehicles and actions performed with them.  

User:

Fleet manager — specialist, responsible for vehicles (mechanic, his assistants, dispatch operators, etc.) Fleet manager has unlimited rights that can be expanded through the “Settings” module.

View only — most often this role is assigned to accounting and finance department of the company. They need only final data and they don’t need to make changes in the system. 

Driver — driver access rights. He can enter data and edit the data he previously entered, but doesn’t have any other rights in the program.

Executives — maximum rights to view data, generated in the system. Rather the role of an observer who makes management decisions based on the values obtained.

Accountant — maximum access to all modules, necessary for the accountant and finance department. 

Partial access — data view.

СКРИНШОТ

Define access to vehicles.

Define vehicles, which will be available for this user:

  • full— access to all vehicles;
  • partial — access only to vehicles, to which this user was assigned;
  • no access – no vehicles will be available for this user.

Save access rights by clicking the “Add” button in the upper right corner. 

5.Añadir vehículos

Para hacer esto, vaya a la sección «Flota» → «Lista de vehículos» → «+ Agregar vehículo»

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Complete los datos en la pestaña «Información»

Indique el nombre del vehículo (según le convenga o el número de estado) → ingrese el año de emisión del vehículo → indique el número de estado (si ya lo ha indicado en el nombre, simplemente omita este elemento) → Seleccione el tipo de vehículo (los tipos de vehículos se pueden crear o editar yendo a «Configuración» → “Tipos de vehículos” → “Agregar tipo”) → ​​Seleccione el estado actual del vehículo (Activo, Desactivado (vendido), en reparación, arrendado, etc. Los estados se pueden crear o editar yendo a “Configuración” → “Estados del vehículo” → “Agregar estado”) → ​​Seleccionar un grupo al que se puede atribuir este vehículo (Puede agrupar objetos. Por ejemplo, por territorialidad o naturaleza del trabajo, etc. Los grupos de vehículos se pueden crear o editar yendo a “Configuración” → “Grupos” → “ Agregar grupo «) → Especifique el modelo del vehículo (como se indica en el pasaporte) → Especifique el número de VIN del vehículo → Cargue una foto del vehículo.

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Pestaña «Configuración» 

 Indique el tipo de medición que se utiliza en este vehículo (odómetro o moto reloj) → El campo «cálculo actual» no está disponible para completar a través del módulo «Flota».  Es necesario introducir los datos primarios a través de adición de un evento (repostaje, problemas, solo lecturas del odómetro, etc.).  El programa calculará el promedio por sí mismo → Si este vehículo tiene dos fuentes de datos sobre el funcionamiento real del vehículo (por ejemplo, odómetro y moto reloj), deslice a la derecha para activar el botón «Agregar el segundo cuentakilómetros” e introduzca los datos.  Si la fuente es sólo un odómetro, omita este paso → Introduzca los datos por el tipo de combustible utilizado y por el volumen del tanque.  Si el vehículo usa dos fuentes (por ejemplo, gasolina y propano), haga clic en «Agregar» e introduzca la segunda.

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Pestaña «Especificaciones» 

Introduzca los detalles del vehículo agregado. 

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Pestaña «Archivos» 

 Guarde todas las copias de los documentos en la tarjeta del vehículo.  Eso ahorrará mucho tiempo en el futuro.

СКРИНШОТ 

Pestaña «Avanzado» 

Aquí aparecen los campos personalizados vinculados a la entidad del vehículo. Por ejemplo, es importante que la empresa tenga datos sobre el número de tacógrafo instalado en cada vehículo.  Vaya a «Configuración» → «Campos personalizados» → Seleccione el módulo «Vehículo» → Seleccione el campo «Valor numérico» → «Guardar». Además, en la pestaña «Avanzado» aparece el campo «Número de tacógrafo» para todos los vehículos. 

СКРИНШОТ 

 Después de completar todos los datos, haga clic en el botón «Agregar» en la esquina superior derecha.

6. Asignación del conductor al vehículo

 Vaya a «Flota» → «Asignaciones al vehículo» → «+ Asignar al vehículo»

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 Seleccione el vehículo → Seleccione al conductor → Introduzca los datos iniciales, cuando el conductor recibe el auto en el sistema (La fecha, la hora y también los cálculos del odómetro). Si el conductor siempre conduce uno o varios vehículos, por favor no introduzca la fecha de vencimiento ni los cálculos finales del odómetro.  En este caso, el conductor recibe los derechos para introducir datos y verlos por todos los autos a los que está asignado, de forma indefinida.  → haga clic en «Guardar»

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 ¡Atención! Un conductor puede ser asignado a varios vehículos a la vez.  Al introducir datos, él selecciona el vehículo que está conduciendo en este momento. Los vehículos a los que el conductor no está asignado,

no se mostrarán en su cuenta de la aplicación móvil.

7.Instale aplicaciones móviles para conductores

https://play.google.com/store/apps/details?id=org.nativescript.zavgarapp

 para dispositivos Android

https://apps.apple.com/ru/app/%D0%B7%D0%B0%D0%B2%D0%B3%D0%B0%D1%80-%D0%BE%D0%BD%D0% BB% D0% B0% D0% B9% D0% BD / id1483779631

para dispositivos IOS

Ingresar datos primarios sobre costos (repostaje, costos adicionales), realizar inspecciones técnicas electrónicas, crear tareas para resolver casos de fuerza mayor (problemas) en la carretera, transferir lecturas de odómetro, todo esto se puede hacer a través de una aplicación móvil gratuita. Por supuesto, puede excluir a los conductores del sistema ingresando datos a través de la versión web, pero recomendamos una herramienta moderna que, por un lado, descentraliza (hace más estable) el sistema de gestión de flotas en una empresa, por otro lado, ayuda al conductor (siempre tiene todos los historial de recordatorios de servicio, etc.)

8. Ingrese los datos primarios de los odómetros del vehículo.

El contador principal del sistema Zavgar Online es el odómetro. Cuanto más a menudo se transmiten sus lecturas, más eficientemente funciona el sistema.

Para iniciar el sistema, debe ingresar los datos iniciales en los odómetros del vehículo. Esto se puede hacer de dos maneras:

8.1. A través de una aplicación móvil.

Para hacer esto, abra la aplicación móvil «Zavgar Online» → «Seleccionar vehículo» → En la esquina inferior derecha, haga clic en el gran cartel verde + («agregar») → el sistema preguntará «¿Qué agregaremos?», Seleccione «Cuentakilómetros» → Ingrese la lectura actual del odómetro → Haga clic en «Agregar»

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8.2. A través de la versión web.

En cualquiera de las páginas del software Zavgar Online en la esquina superior derecha, haga clic en «+» → «Historial de lecturas del medidor»

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Luego, seleccione un vehículo → Ingrese la lectura del odómetro → Haga clic en «Agregar»

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9. Revise la documentación del sistema.

https://docs.zavgar.online/

A continuación se ofrece una descripción detallada de todos los módulos del sistema. También hay una barra de búsqueda que le permite saltar rápidamente a la sección deseada.

Estudio cuidadoso de esta sección = implementación efectiva del producto = resultado.

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Actualizado 30.12.2020

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