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Conceptos básicos.

 ¿Qué es Zavgar Online?

 Zavgar Online es un sistema de gestión de flota corporativa. Su objetivo es reducir el costo de explotación de los vehículos, prevenir averías graves mediante el mantenimiento y la reparación oportunos.

 Zavgar Online permite:

  •  realizar inspecciones periódicas del equipo;
  •  mantener registros de todos los repuestos, trabajos de mantenimiento y reparaciones;
  •  obtener una imagen detallada de los costos de combustible;
  •  poseer la herramienta de recordatorios sobre la aprobación de mantenimiento, reemplazo del seguro obligatorio de responsabilidad civil (OSAGO) y otras operaciones periódicas;
  •  saber el costo de 1 km. de ruta. 

 El sistema no requiere la instalación de equipo adicional, el acceso se realiza desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.

 Sistema de gestión de transporte Zavgar Online (interfaz principal)

 Conceptos básicos del sistema Zavgar Online

 El sistema de gestión de transporte es un paquete de software que automatiza la operación de la sección de transporte, consta de los siguientes módulos:

  •  Dashboard (tablero)

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 Se realiza la salida de indicadores clave del área de transporte en una pantalla. De hecho, la unidad del jefe, que viendo sólo unos pocos números clave, puede mantener la mano en el pulso de la unidad de transporte. Tareas de servicio atrasadas, problemas y el nivel de la importancia monetaria más importante (cuánto dinero gastamos y el costo de 1 km de ruta) son los reconocidos KPI de los trabajadores del transporte.

  •  Problemas.

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 Los problemas son comentarios del conductor o de otro empleado a una pregunta relacionada con el funcionamiento del vehículo. La reacción al problema es la tarea de servicio y el pedido de compra. Por ejemplo, durante el turno de trabajo, el ordenador de abordo muestra un error. La reacción a un error es la creación de un problema por parte del conductor, que luego lleva a la inscripción para el servicio y la eliminación del problema.

  •  Recordatorios.

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 El funcionamiento de la flota requiere un mantenimiento constante. Se realiza con una frecuencia determinada (en km., m/h, días, etc.) y es importante no olvidarlo. La falta de mantenimiento o su realización inoportuna provoca averías graves, y en consecuencia, inactividad del equipo. El bloque «Recordatorios» fue creado sólo para resolver este problema. Consta de 3 pestañas:

1. Recordatorios de servicio.

 Estas son tareas de servicio periódicas. Podrá ingresar plantillas de antemano (el intervalo de realización de trabajos, tiempo o kilometraje, al llegar a que es necesario avisar al responsable) y luego, al asignar a un vehículo específico, el propio programa le recordará sobre la realización, indicará los números de artículo de los consumibles y repuestos necesarios para el mantenimiento, él mismo pondrá nuevo intervalo de servicio después de cerrar el registro de servicio.

 2. Recordatorios de vehículos.

 OSAGO, CASCO, ADR, pagos de leasing y crédito, etc.  – también son partidas de gastos de mantenimiento del vehículo. El retraso en recibir uno de los documentos requeridos o el pago a un socio financiero son fundamentales para cualquier persona. Son multas e inactividad de equipo. El sistema le recordará cuándo es necesario actualizar el documento (también puede encontrar los contactos o los detalles del socio allí).

 3. Recordatorios para contactos.

 Los conductores no son las personas más obligatorias. Ellos también tienen documentos, cuya relevancia es importante para la empresa. Por ejemplo, una licencia de conducir, un pase para acceder al lugar o una tarjeta de conductor para el tacógrafo. También se puede especificar el cumpleaños de empleados y proveedores para no olvidar de felicitarlos 🙂

  • Servicio

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 Uno de los bloques clave del sistema Zavgar Online, responsable de la implementación y control de todos los trabajos de reparación. El bloque responderá a las siguientes preguntas:

 – ¿Cuándo fue realizada la reparación o el mantenimiento?

 – ¿Cuánto cuesta el trabajo y las piezas de repuesto utilizadas en esta reparación y mantenimiento?

 – ¿Quién es el proveedor de repuestos, cuáles son los números de artículo, quién realizó los trabajos de reparación?

 Y el resultado es transparencia total de la unidad MRO.

 El bloque «Servicio», por conveniencia, también está dividido en 3 pestañas:

1. Registros de servicio.

 En la filosofía del producto Zavgar Online, los registros de servicio son las unidades de mantenimiento y reparaciones realmente realizadas. Este bloque es también un libro de servicio electrónico del vehículo.

 2. Pedidos de compra.

 El mantenimiento y las reparaciones es un proceso de varias etapas. Desde la etapa de pedido de repuestos hasta el hecho de entrega de equipos listos para usar, todo debe ser fluido. Y cada etapa debe ser lo más transparente posible para todos los participantes del sistema. Por supuesto, se puede simplemente establecer un registro de servicio con una suma única (repuestos + trabajos), pero para un análisis detallado y vinculación de repuestos específicos, es necesario crear y gestionar un pedido de compra. La creación de pedidos de compra es posible desde los registros de servicio y problemas no resueltos.

 3. Tareas de servicio.

 Las tareas de servicio en la filosofía del producto Zavgar Online son trabajos técnicos constantemente repetitivos en el mantenimiento del transporte. Una vez al crear la base de datos de registros de servicio, se puede reducir la probabilidad de las averías de equipos de fuerza mayor (y, en consecuencia, su tiempo de inactividad) casi a 0. La tarea de servicio, por ejemplo, es el reemplazo de aceite, caucho o uno de los componentes clave en el diseño del vehículo. 

  •  Combustible.

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 La compra de combustible es uno de los principales rubros de gastos de cualquier empresa que gestiona su propia o atraída flota de vehículos. El bloque «Combustible» incluye todo el repostaje del vehículo, indicando el proveedor y el costo de 1 litro. Es posible realizar la integración con los servicios de tarjetas de combustible. Al mismo tiempo, los algoritmos del sistema calculan el consumo de combustible cada 100 km. y el costo del combustible por 1 km. de ruta. 

  •  Flota de vehículos.

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 El bloque «Flota de vehículos» es una lista de todos los vehículos de la empresa, la posibilidad de crear un nuevo objeto de control, cambiar el estado (por ejemplo, «en funcionamiento», «en reparación», «conservación», etc.), asignar un conductor, etc.

 Consta de las siguientes pestañas:

 – Lista de vehículos

 Esta es una lista de vehículos, con la posibilidad de agruparlos convenientemente por estado, tipo de vehículo. También se crean nuevos objetos de control en esta pestaña.  Para la comodidad de realizar inspecciones, fue creado un generador de códigos QR en esta pestaña.

 – Designaciones de vehículos

 El vehículo es conducido por una persona. Debemos entender quién exactamente y cuánto tiempo trabajó en cada unidad de equipo.

 – Vehículos observados

 El tiempo de una persona, sobre todo que trabaja todos los días con una gran cantidad de información de diversa índole, es un recurso clave. El gerente puede no sólo observar métricas clave en toda la flota de vehículos, sino controlar personalmente el equipo más problemático. Como administrador, verá todos los automóviles y los números de ellos, pero para los objetos especialmente importantes, la información sobre todas las acciones clave con el vehículo vendrá en forma de notificaciones en el programa o por correo.

 – Historial de lecturas

 Todas las lecturas del odómetro, indicando el motivo de la transferencia de información (repostaje, problema, registro de servicio, pedido de compra, etc.) en una página. Si hay un sobrecoste o si uno de los indicadores de calidad ha aumentado, le recomendamos que pase por aquí.

 – Gastos adicionales del vehículo

 Esta sección incluye todos los demás gastos de la empresa, que no se aplican a las piezas de repuesto, servicio y reparación. Pueden ser gastos de viaje y pago de peajes, etc.

  • Inspecciones

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 Las inspecciones técnicas previas al viaje no sólo son un procedimiento obligatorio según la legislación vigente, sino también una excelente manera de identificar fallas de manera oportuna. Antes de comenzar a trabajar, el conductor se somete a una inspección a través de la aplicación móvil, subiendo fotos e indicando los momentos vinculantes para comprobar. Por ejemplo, una inspección obligatoria semanal podría verse así:

 Subsección «Limpieza».

 ¿Está limpio la carrocería (marque la variante correcta)?

 –  Sí

 – No

 El programa requiere que envíe una foto.

 ¿Está limpio el interior (marque la variante correcta)?

 –  Sí 

 – No

 El programa requiere que envíe una foto.

 Subsección «Unidades y Agregados».

 Presión de los neumáticos (es necesario medir la presión e ingresar el valor):

 – rueda delantera izquierda =

 – rueda delantera derecha =

 – rueda trasera izquierda =

 – rueda trasera derecha =

 etc.

 al final, el conductor comprueba los resultados en la pantalla y firma la inspección.  Es automático con todos los valores, ubicación y tiempo de tramitación (para que no haya ganas de hacer clic sólo para completar). Los datos se muestran para el administrador en la sección «Inspecciones» de la interfaz web. Si uno de los parámetros de la inspección no cumple con los estándares, el conductor puede crear «Problema» a que el mecánico o supervisor deben responder.

  •  Equipo

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 La sección consta de las siguientes partes:

 – Usuarios.

 Es un miembro activo del sistema Zavgar Online. Un empleado de la empresa que tiene derecho a ingresar datos en el sistema, visualizarlos, trabajar con la información.

 – Contactos.

 Es cualquier persona asociada con la empresa. Pueden ser personas de contacto del proveedor, empresas de outsourcing y también empleados actuales de su empresa, etc.  En general, cualquier persona que esté relacionada con las actividades del lugar de transporte.

  •  Almacén

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 El costo de compra de repuestos es uno de los principales gastos de cualquier empresa que opera el vehículo. El sistema Zavgar Online le permite mantener registros detallados de las compras de repuestos. La sección «Almacén» es principalmente para empresas que tienen existencias en almacén al menos para los artículos principales y que desean hacer que el proceso comercial desde el momento de la reposición del almacén hasta la instalación en un vehículo específico sea lo más transparente posible.

 Esta sección está dividida en dos partes:

 – Lista de repuestos.

 Aquí verá la lista completa de repuestos utilizados en la empresa. Al realizar el pedido, esto acelerará significativamente el trabajo, porque los datos sobre el nombre, el número de artículo, el costo (en el momento de su última compra) se enviarán al proveedor haciendo clic con el mouse.

 – Pedido de repuestos.

 Es la primera etapa del proceso comercial para la compra de repuestos. El consumidor crea una tarea para la consideración de la persona responsable y él aprueba la solicitud y ordena (paga por) repuestos, o niega razonablemente.

  •  Proveedores.

 ///

 Es el módulo de interacción con proveedores que realizan el funcionamiento de transporte. En la filosofía de Zavgar Online, los proveedores más importantes son:

  •  proveedor de combustible (estaciones de servicio específicas, una red, o complejo industrial televisivo (operador de tarjetas de combustible));
  •  proveedores de las piezas de repuesto;
  •  estaciones de servicio que realizan mantenimiento y reparación de equipos;
  •  proveedores de seguros.

 Para un efecto de implementación máximo, complete todos los proveedores, esto ahorrará una gran cantidad de tiempo y dinero en el futuro.

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Actualizado 30.12.2020

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