Модуль “Автопарк”

Завгар Онлайн – облачная система контроля и автоматизации процедуры эксплуатации корпоративного автопарка.

Контролировать эксплуатацию одной или даже трёх машин по мнению многих довольно просто. Как говорят владельцы небольших автопарков: «Я знаю их и все их болячки, как свои 5 пальцев». Чаще всего такая самоуверенность приводит к форс-мажорным ситуациям, простоям и конфликтам с Заказчиками. Причина довольно простая, удержать все нюансы в голове, провести вовремя все технические работы, вовремя обновлять необходимые страховки и разрешения не может и персонал больших компаний, в которых отдельно выведен транспортный блок, что уж говорить о небольших компаниях, где руководитель и механик, и продавец, и бухгалтер. Многие называют представителей микробизнеса – «человек-оркестр». Единственное решение – применение лучших программных продуктов и автоматизация процессов. Продукт «Завгар Онлайн» позволяет предприятиям любого размера автоматизировать процессы транспортного участка, а его модуль «Автопарк» фактически является корневым».

«Список ТС»

Данный блок позволяет получить полную картину о текущем состоянии автопарка. Это:

1. Изображение ТС, в случае, если успешно произведена интеграция с системой ГЛОНАСС/GPS мониторинга ТС отображается знак навигационная метка.
2. весь перечень транспортных средств;
3. их статус (Активно, Дезактивировано (продано), на ремонте, передано в аренду и т.п. Статусы можно создать или редактировать перейдя «Настройки» → «Статусы ТС» → «Добавить статус»);
4. тип транспортного средства: Легковая, Грузовая, Автобус, Микроавтобус, Спецтехника и т.п. Типы ТС можно создать или редактировать перейдя «Настройки» → «Типы ТС» → «Добавить тип»;
5. группы ТС. Можно группировать объекты. Например, по территориальному признаку или характеру работы и т.п. Группы ТС можно создать или редактировать перейдя «Настройки» → «Группы» → «Добавить группу»;
6. текущие показания одометра (счётчика);
7. кто на текущий момент управляет транспортным средством.
8. кнопка перехода в карточку траснспортного средства

По умолчанию данные можно фильтровать по названию ТС, статусам (например, выводить только те, что на ремонте или наоборот активны). Кликнув на кнопку «Ещё» , можно расширить возможные варианты фильтрации данных.

Карточка ТС

Транспортное средство является важнейшим активом программного комплекса Завгар Онлайн. Вся история эксплуатации должна сохраняться и для этого в системе создана электронная сервисная книга. Для перехода в неё нажмите на значок «глаз»:

В карточке ТС отображается следующая информация:

1. Марка/модель ТС;
2. Г/Н ТС;
3. VIN номер ТС;
4. Год выпуска ТС;
5. Статус ТС (в работе, на ремонте, консервация и т.д.);
6. Группа к которой относится данное ТС;
7. Тип ТС, согласно внутренней классификации;
8. Водитель, назначенный на данное ТС;
9. Все показания одометра по ТС;
10. Перечень всех напоминаний (по сервису и ТС);
11. История всех заправок;
12. Список всех доп. расходов;
13. История всех проблем, возникших при эксплуатации данного ТС;
14. Все сервисные записи по данному ТС;
15. Перечень заказ-нарядов по данному ТС;
16. Список запасных частей, технических жидкостей и материалов, использованных при ремонте и обслуживании данного ТС;
17. Все фото и пр. файлы по данному ТС;
18. Спецификация ТС (габаритные размеры, масса, производительность);
19. Текущее местоположение (работает при условии подключения системы ГЛОНАСС/GPS мониторинга);
20. Назначения на ТС. Кто когда управлял данной техникой;
21. Наблюдатели за ТС. Перечень пользователей, которые получают уведомления по работе данной техники;
22. Комментарии от пользователей по данному ТС;
23. Полная история всех изменений по данному ТС. В хронологическом порядке.
24. График, отображающий стоимость 1 км. пути по данному ТС.
25. График затрат на эксплуатацию данного ТС, с разбитием по категориям;
26. Кнопка быстрого добавления: проблемы, сервисной записи, заправки или показания счётчика (одометра);
27. Кнопка быстрого добавления в наблюдатели по данному ТС. Наблюдатель получает уведомления по всем ключевым изменениям;
28. Кнопка перехода в режим редактирования.

Добавление ТС в систему

Также блок «Список ТС» используется для добавления транспортных в систему «Завгар Онлайн».   

Для этого перейдите в раздел «Автопарк» → «Список ТС» → «+ Добавить ТС»

Вкладка «Информация»

Укажите название ТС (как удобно для Вас или государственный номер) → введите год выпуска ТС → укажите государственный номер (если в названии Вы уже указывали его, просто пропустите этот пункт) → Выберите тип ТС (Типы ТС можно создать или редактировать перейдя «Настройки» → «Типы ТС» → «Добавить тип») → Выберите текущий статус транспортного средства (Активно, Дезактивировано (продано), на ремонте, передано в аренду и т.п. Статусы можно создать или редактировать перейдя «Настройки» → «Статусы ТС» → «Добавить статус») → Выберите группу, к которой можно отнести данное ТС (Можно группировать объекты. Например, по территориальному признаку или характеру работы и т.п. Группы ТС можно создать или редактировать перейдя «Настройки» → «Группы» → «Добавить группу») → Укажите модель транспортного средства (то, как указано в паспорте) → Укажите VIN номер транспортного средства → Подгрузите фотографию транспортного средства.

Вкладка «Настройки» 

Укажите какой источник измерения используется на данном ТС одометр или моточасы → Поле текущее показание недоступно для заполнения через модуль «Автопарк». Первичные данные необходимо ввести через добавление какого-либо события (заправки, проблемы, просто показания одометра и т.п.). Среднее значение программа вычислит сама → Если на данном ТС два источника получения данных о фактической работе техники (например, одометр и моточасы), переведите скрол в положение «Вкл. второй счётчик» и введите данные. Если источник только одометр, просто пропустите данный шаг → Введите данные по типу используемого топлива. И объему бака. Если транспортное средство использует два источника (например, бензин и пропан), нажмите «Добавить» и введите второй. 

Вкладка «Спецификации»

Введите данные по добавляемому транспортному средству.

Вкладка «Файлы» 

Сохраните все копии документов в карточку ТС. В будущем это сохранит много времени.

Вкладка «Дополнительно» 

Здесь отображаются пользовательские поля, привязанные к сущности ТС. Например, для компании важно иметь данные о номере тахографа, установленного на каждое ТС. Переходим в «Настройки» → «Пользовательские поля» → Выбираем модуль «ТС» → Выбираем поле «Числовое значение» → «Сохраняем” .Далее у всех ТС, во вкладке «Дополнительно» появляется поле «Номер тахографа»  

Список назначений водителя на транспортное средство

Водитель ключевая фигура в эксплуатации транспортного средства. В системе Завгар Онлайн связка ТС + водитель – обязательное условие правильного ведения программы. Два полностью аналогичных транспортных средства, могут иметь кардинально разные стоимости эксплуатации и виной тому человеческий фактор. Для его выявления и эффективного исправления нужны цифры. Получить их можно в несколько кликов мыши в системе Завгар Онлайн. Но для начала необходимо привязать водителя к машине, поможет это сделать модуль «Назначения на ТС».

В модуле «Назначения на ТС» отображается:

1. Текстовая информация. Какой водитель и в какой период управляет (управлял ТС)
2. Визуальное отображение, с возможностью перемещения времени работы прямо на графике.
3. Возможность фильтровать данные. Например, смотреть визуально на каких ТС работал определенный водитель или выбрать период отображения информации.  

Назначение водителя на ТС

Перейдите «Автопарк» → «Назначения на ТС» → «+ Назначить на ТС» 

Выберите транспортное средство → Выберите водителя → Укажите начальный данные, когда водитель принимает машину в системе (Дата и время, а также показания одометра). Если водитель постоянно работает на одной или нескольких ТС ,пожалуйста, не указывайте конечную дату и конечные показания одометра. В таком случае водитель получает права на внесение данных и их просмотр по всем машинам, на которые он назначен, бессрочно. → нажмите «Сохранить» 

Наблюдение за ТС

Модуль в первую очередь создан для владельцев и топ-менеджеров компании. В большом потоке информации очень важно выделять самое важное и фокусироваться на улучшениях. Например, в компании 40 единиц техники. Компания сдаёт технику в аренду и стоимость эксплуатации и есть в данном случае себестоимость. В компания принята политика постоянных улучшений и каждый месяц выбирается фокусное направление по типам техники. Для удобства компания использует модуль «Наблюдаемые ТС» и сознаны группы по типам техники. Каждый месяц наблюдаемая группа меняется и группе улучшений приходят уведомления и пр. данные только по фокус-группе. Они ведут не только учёт по факту и и в реальном времени изучают, как оптимизировать процесс. Как итог – снижение себестоимости при такой же эффективности. Далее готовую модель подхватывает транспортный отдел, а топ-менеджмент переходит на другую группу, не забывая отслеживать точечные показатели.

Добавить наблюдение возможно двумя способами:

• 1. В карточке ТС  → «Наблюдать за ТС»

• 2. Через группы объектов → Выбираем группу → «Обновить группы» 

 При желании можно в один клик стать наблюдателем по всем ТС или снять наблюдение по всем ТС

История показаний

В любой момент времени Вы можете перейти в раздел «История показаний» и увидеть все действия, связанные с передачей оказаний одометра (счётчика) с привязкой к ТС. Они расположены по дате в порядке убывания (от новой к старым записям). Для удобства можно использовать стандартные фильтры по дате, названию ТС и пр. параметрам.

Доп. расходы ТС

В процессе эксплуатации возникают расходы, которые нельзя отнести к какой-либо категории, но учитывать их обязательно. Например, проживание, питание водителя, покупку каких-то мелочей на наличные. Кстати да, в основном эти затраты идут именно именно за наличные и в случае отсутствия учёта они могут стать причиной расхождений при сведении финансов. Для учёта таких затрат создан модуль «Доп. расходы». Все расходы, внесённые в данном разделе будут учитываются в стоимости эксплуатации и стоимости 1 км./пути 

Как добавлять доп. расходы в систему?

Добавить доп. расходы можно двумя способами:

• 1. Через мобильное приложение водителем. 

После проведения доп. расходов водитель переходит в мобильное приложение Завгар Онлайн, выбирает ТС, которым он на текущий момент управляет → в правом нижнем углу выбирает значок «зелёный плюс» → «Что будем добавлять?» – «Расход» → Указываем оплаченную стоимость (вкладка цена) → Опишите кратко на что была потрачена данная сумма → Выберите «Тип расхода»  →Укажите дату и время, в которое была произведена оплата → Подгрузите фото или накладную, подтверждающую расход → Нажмите «Добавить» 

• 2. Через веб-версию программы

Перейдите в раздел «Автопарк» → «Доп. расходы ТС» →  «Добавить расход» → «Выберите ТС» → Укажите описание расхода → Выберите тип (категорию расхода) → Укажите стоимость по данному расходу →  укажите дату и время расхода → подгрузите в систему все чеки и пр. документы, подтверждающие факт расхода. → Нажмите «Добавить» 

Карточка доп. расхода.

Каждый дополнительный расход имеет свою карточку. В ней хранится вся информация по ней. Когда он был создан, кем, фотографии , подтверждающая факт оплаты. Для перехода в карточку нажмите на значок «глаз», напротив доп. расхода.

В карточке доп. расхода отображается следующая информация:

1. Описание расхода.
2. Наименование ТС, по которому проведён доп. расход.
3. Пользователь, добавивший доп. расход.
4. Дата создания доп. расхода и стоимость.
5. Фото, подтверждающее факт расхода.
6. Кнопка редактирования карточки доп. расхода.