Завгар Онлайн – оптимальный инструмент складского учёта запасных частей, жидкостей и расходных материалов для автопарков любого профиля и размера.
Продукт «Завгар Онлайн» – это синергия нашего опыта внедрения IT-продуктов для транспорта и результат выявленных болей руководителей и главных механиков, с которыми мы проводили опросные интервью перед запуском. Почти во всём наши Клиенты были едины. Беды у всех одни, как и способы управления автопарком (журналы, excel). Яблоком раздора стал склад.
Одни говорят, что для них важно держать основные складские позиции в наличии, другие покупают запчасти под конкретный ремонт или обслуживание.
Для первых важно:
- Максимально детальная информация о каждой позиции товара (номер артикула, название, производитель, поставщик, место хранения на складе).
- Актуальная информация об остатках.
- Напоминание о приближении критического остатка позиции на складе.
- Отслеживание всей цепочки от момента поставки, до фактической установки на ТС.
Для вторых:
- Максимально быстрое добавление запасных частей, с автоматическим списанием под заказ-наряд на работы.
- Отслеживание максимально возможной информации (цена з/ч, артикул, поставщик) с момента установки запасной части на транспортное средство.
Нами было придумано решение, которое поможет наладить складской учёт исходя из потребностей первых и вторых!
Как вести складской учёт в системе Завгар Онлайн?
Данный блок для компаний, которые владеют складскими запасами запасных частей, жидкостей и расходников, ведут складской учёт.
Внимание!!! Списание запчастей осуществляется непосредственно при осуществлении ремонта или обслуживания в модуле “Заказ-наряды”.
Перейдите в раздел «Склад» → «Запчасти»
Какие данные отображаются в данном списке?
- Наименование запчасти, технической жидкости или материала;
- Категория к которой относится данный товар;
- Производитель товара и номер артикула запчасти;
- Стоимость за 1 ед. (шт; л; м; и т.д.);
- Количество единиц продукции на остатке (при наведении отображается наименование склада);
- Кнопка перехода в карточку товара на складе;
- Возможность быстрого добавления единицы продукции на склад.
Фильтрация запчастей осуществляется по:
- Названию запчасти;
- Категориям з/ч (они создаются пользователями в разделе «Настройки» → «Категории» , например, разбитие по узлам ТС);
- Производителям з/ч (они создаются пользователями в разделе «Настройки» → «Производители»)
- Наименование склада.
Карточка запчасти
Каждая единица продукции на складе имеет свою карточку в системе. Запасные части и расходные материалы, технические жидкости и прочие материалы классифицируются в системе как «запчасти». В карточке запчасти, отображена вся информация по ней: номер артикула, производитель, перемещения и прочее. Для перехода в карточку нажмите на значок «глаз» :
В карточке запчасти отображается следующая информация:
- Общая информация о запчасти;
- Остатки на складах;
- Информация о всех движениях запчасти (приход, перемещение, расход);
- Фото и прочие файлы о данной запчасти;
- История запчасти за всё время, после заведения в систему.
6-7. Здесь же можно пополнить склад, в случае покупки запчасти или переместить товар с одного на другой склад.
8. Кнопка “редактирования запчасти”, все внесенные изменения отображаются в истории
Как добавить новое наименование запчасти на склад?
Для добавления новых позиций на склад в системе предусмотрены два способа:
- При создании заказ-наряда, в блоке “Запчасти”
2. В модуле “Склад”
В первом случае добавленная запчасть сразу списывается под заказ-наряд, в котором она создана. Второй способ более фундаментальный и правильный давайте разберём его подробнее.
Откроем карточку добавления запасной части:
- Введите наименование запасной части. То, как Вам будет удобно видеть наименование в списке;
- Укажите производителя запасной части или пр. единицы продукции, используемой при ремонте или обслуживании (для добавления производителей з/ч перейдите: «Настройки» → «Производитесь» → «Добавить производителя» или воспользуйтесь функцией быстрого добавления, нажав значок «+» напротив);
- Укажите артикульный номер производителя
- Укажите Категорию. Категорирование создано для удобной группировки и формирования отчётности. Например, по типу техники , типу з/ч или узлу ТС. Основные категории уже внесены, в случае отсутствия необходимой Вам добавьте новую категорию з/ч или воспользуйтесь функцией быстрого добавления, нажав значок «+» напротив);.
- Зафиксируйте текущую цену за единицу продукции. В будущем она может быть изменена при списании на конкретный заказ-наряд или при покупке з/ч);
- Укажите единицу измерения товарной позиции. Например, шт. , мл., гр. и т.п. Обратите внимание, что для верного учёта кг. переводите в граммы, литры в миллилитры;
- Введите внутренний артикул (например инвентарный номер, используемый на предприятии). Это необязательное поле, можно пропустить;
- Укажите плановую ходимость запчасти. Это ресурс бесперебойной работы, определяемый производителем или нормативами компании.
- Разместите фотографию складской позиции;
- Загрузите все документы и пр. файлы по данной запчасти, которые для Вас важно хранить (документы, сертификаты, допуски и т.п.)
Списание запасных частей на конкретный ремонт или обслуживание производится через «Заказ-наряды», модуля «Сервис».
Движения на складе (приёмка, списание, перемещение)
Один из самых часто задаваемых вопросов по складу — добавление конкретного количества продукции в карточку запчасти. Также немаловажными факторами являются перемещение запчастей со склада на склад (а в системе есть и такой понятие как склад на транспортом средстве) и контроль списания запчасти при выполнении ремонта.
Все вышеперечисленные задачи решает модуль «Движения»
Здесь же хранится информация по движениям товара
Как добавить нужное нам количество запчастей?
Переходим в модуль «Склад» → «Движения» → «Приёмка»
Открывается карточка приёмки товара:
- Укажите склад, на который будут направлены данные запчасти;
- Выберите нужные наименования запчастей, в случае отсутствия какой-либо из них, добавьте, нажав на знак «+» справа.
- Укажите количество единиц продукции, которую необходимо принять на склад.
- Загрузите фото, подтверждающее факт приёма товара;
- Загрузите документы, подтверждающие факт покупки.
- Сохраните, введённые данные.
Перемещение запчастей между складами.
Система «Завгар Онлайн» позволяет производить перемещения запасных частей между складами. Информация будет актуальна, как для компаний с несколькими физическими складами в разных регионах присутствия, так и для предприятий выдающих запчасти для оперативного ремонта силами водителя (доливка масла, замена освещения и т.п.).
Как произвести перемещение?
Переходим в модуль «Склад» → «Движения» → «Перемещение»
Открывается карточка перемещения товара:
- Укажите склад, с которого будут перемещены данные запчасти;
- Выберите склад, на который будут перемещены данные запчасти;
- Выберите нужные наименования запчастей;
- Укажите количество единиц продукции, которую необходимо переместить на склад.
- Загрузите фото, подтверждающее факт приёма товара;
- Загрузите документы, подтверждающие факт покупки.
- Сохраните, введённые данные.
Инвентаризация.
Запасные части для любого предприятия — это актив. Актив, при неверном управлении которым, даже устойчивая компания может обанкротиться. Учёт запчастей при списании на ремонт или обслуживание — это очень важный процесс, но не менее важным остаётся учёт остатков запчастей на складах. Специально для управления этим процессом во всём мире используется инструмент — инвентаризация, периодически проводя которую можно точно знать сколько, где и чего лежит, а в случае отсутствия по факту какого то узла или запчасти, позволит провести разбор полётов и исключить такие случаи в будущем.
Переходим в модуль «Склад» → «Инвентаризация»
Отображается список всех инвентаризаций, с возможностью фильтрации по:
- датам проведения;
- наименованию склада;
- пользователю, который проводил инвентаризацию;
- запчасти, которую инвентаризировали.
У любой инвентаризации есть карточка, отображающая всю информации по ней.
Проведение инвентаризации склада.
Инвентаризация с системе «Завгар Онлайн» производится для решения двух задач:
- Подсчёт фактических остатков на складах;
- Это один из способов быстрой приёмки товара, при большой закупке.
Переходим в модуль «Склад» → «Инвентаризация» → «Добавить»
Открывается карточка проведения инвентаризации:
- Определите склад, на котором Вы будете производить инвентаризацию.
- Введите (если требуется) описание, с указанием причины проведения инвентаризации.
- Составьте список запасных частей, выбирая в списке существующие или быстро добавляя новые наименования (значок «+» справа от списка выбора запчастей). В случае, если нужно выбрать все запчасти сразу, справа от списка нажмите на значок «галочка».
- Сопоставьте остатки на складе и реально присутствующие запчасти.
- Нажмите «Сохранить» в правом верхнем углу.
Заказ запчастей
Модуль «Заказ запчастей» создан для возможности детального анализа всей цепочки, от момента потребности, до установки заказанной з/ч на транспортное средство. Доступ к информации зависит от прав, распределяемых администратором. В философии продукта «Завгар Онлайн» при заказ запчастей осуществляется в 4 этапа:
- Создание заявки на покупку — статус «открытые». Создаётся при добавлении нового заказа. Конечная задача — подтверждение ответственным лицом необходимости заказа данной запчасти, путём нажатия кнопки «Подтвердить»
2. Фактическая оплата одобренных заявок (для удобства при создании заявки, лицо владеющее максимальными правами может сразу и утвердить заявку) — статус «одобренные». Для подтверждения факта оплаты перейдите в карточку заказа и нажмите на кнопку «Приобретено»
3. Подтверждение факта получения товара на склад — статус «полученные». Для подтверждения перейдите в раздел «Полученные», перейдите в карточку заказа запчасти, нажмите на кнопку «Отправить на склад», открывается окно прихода товара. Введите фактически полученное количество, «Сохранить».
4. В этой же карточке заказа можно закрыть заказ, нажав на кнопку «Закрыть заказ». После нажатия данные заказ перейдёт на этап «Закрытые».
Нажимая на статус (открытые, одобренные, полученные, закрытые) Вы переходите в список запчастей находящихся в данном статусе.
Бизнес-процесс при использовании модуля «Заказ запчастей»
Для эффективной работы данного модуля Вам необходимо расписать свой текущий бизнес-процесс и определить:
- Кто из пользователей должен создавать заявки на приобретение?
- Кто из пользователей имеет право утверждать такие заявки?
- Как блок бухгалтерии и финансов будет получать информацию о необходимости оплаты?
- Кто из пользователей должен подтверждать факт прихода товара на склад?
Далее, ответственные за каждый блок, периодически просматривают соответствующие блоки, принимают решения, получают уведомления.
Как создать новый заказ на запчасть?
Для создания заказа на з/ч, перейдите в раздел «Склад» → «Заказ запчастей» → «Добавить»
Открывается карточка добавления:
Выберите поставщика, у которого планируется закупка → Укажите место будущего хранения з/ч → Выберите ярлык, группирующий з/ч → Выберите наименование з/ч, их стоимость и количество (предварительно з/ч должны быть добавлены «Склад» → «Список запасных частей», кликните на кнопку «Добавить») → правее указываем размер скидки, стоимость доставки и налоговую ставку (если они есть) → В описании укажите всю информацию, характеризующую данный заказ. Она пригодится ответственному за утверждение данной заявки → Подгрузите счёт, накладную или чек → Нажмите в правом верхнем углу «Сохранить» или «Сохранить и подтвердить (если человек создающий заявку и утверждающий её одно и тоже лицо).
Если добавлением и утверждением заявок занимаются разные люди открытых заявках перейдите в карточку заявки и а правом нижнем углу нажмите «Подтвердить»
Далее переходим в карточку заказа раздела «Одобренные» и после получения товара нажимаем на «приобретено».
Далее переходим в карточку заказа раздела «Полученные» и нажимаем на кнопку «Отправить на склад» → открывается меню прихода з/ч на склад → нажмите галочку под словом «Получить» и укажите какое количество единиц приобретённого товара будет оприходовано на склад → Заявка попадает в раздел «Закрытые», з/ч поступают на склад в указанном количестве.
Быстрое добавление и списание запасных частей, жидкостей и расходников под заказ-наряд (складской учёт не ведётся).
Возвращаясь к опросному интервью, не малое количество компаний заявило, что запчасти, жидкости и расходные материалы они покупают под конкретный ремонт и обслуживание. Давайте разберём практический пример: необходимо заменить подшипник промежуточного вала, купленный конкретно под этот ремонт. Запасные части при ремонте учитываются и списываются исключительно в подразделе модуля «Сервис» → «Заказ-наряды». Про создание заказ-наряда подробно расписано в разделе документации «Модуль Сервис».
Итак, практический пример следующий:
- Предприятие не ведёт складского учёта и покупает запасные части, расходные материалы и жидкости под конкретный ремонт или обслуживание.
- Сейчас требуется замена подшипника поперечного вала, как видно на картинке ниже, в списке доступных (добавленных) з/ч его нет.
- Для быстрого добавления, ответственный за транспорт переходит на вкладку «Запчасти» заказ-наряда и кликает на значок “+”, справа от строки поиска запасных частей.
- Вводим название запасной части, жидкости или расходника. В этом случае это «Подшипник поперечного вала».
- Вводим стоимость, за которую мы приобрели «Подшипник поперечного вала», в данном случае это 412 р.
- Указываем категорию, к которой данный товар относится. В данном случае на предприятии он относится к категории «Расходники» (для добавления категорий перейдите в раздел «Настройки» → «Категории запчастей»).
- Указываем производителя добавляемого продукта. По умолчанию стоит категория “No name” (для добавления производителей перейдите в раздел «Настройки» → «Производители»). В данном случае это SKF.
- Укажите склад хранения. Если складской учёт не налажен ни в каком виде, просто создайте Склад №1 и во всех случаях указывает его.
- Выберите единицу измерения добавляемого товара (например, шт. литры, метры и т.п.)
- Нажмите «Добавить». Запасная часть успешно добавлена в список запчастей, списана под данный заказ-наряд.
